Op alle Nederlandse bedrijven is de Wet milieubeheer van toepassing, een wet omtrent de algemene voorschriften voor de bescherming van het milieu. In de praktijk blijkt echter dat het voor organisaties vaak lastig is om grip te krijgen op milieuwetgeving. Houdt u zich bezig met KAM in uw organisatie? In deze ISO 14001 checklist geven we niet alleen een uitleg van de onderwerpen waar u mee te maken krijgt, maar doorlopen we ook de te nemen stappen om tot certificering te komen.
ISO 14001 checklist:
Stap 1: Leg de basis voor het milieumanagementsysteem
Om een goede invulling te kunnen geven aan het milieumanagementsysteem is het belangrijk vooraf verwachtingen af te stemmen en de directie te betrekken in het proces. Dit is een stap die vaak wordt overgeslagen, maar erg belangrijk is voor de kwaliteit en uitvoering van het milieumanagementsysteem.
U voorkomt dit probleem door eerst een projectplan samen te stellen. Zo bakent u concreet doelstellingen af en voorkomt u risico’s door deze vooraf in kaart te brengen. Dit projectplan omvat de verschillende fasen van het project en hoe u daar invulling aan gaat geven. Wanneer het projectplan voltooid is, legt u dit voor aan de directie om zo te zorgen dat verwachtingen overeenkomen.
Stap 2: Evaluatie van uw huidige milieumanagementsysteem
Stap 2 heeft als doel een inventarisatie te maken van het huidige milieumanagementsysteem in uw organisatie. Belangrijk is het helder krijgen van de milieuthema’s in uw organisatie en hoe u hier invulling aan gaat geven. Het doel van deze stap is te achterhalen welke processen in de organisatie al zijn beschreven of gedocumenteerd op het gebied van milieuzorg.
Vervolgens dient u in kaart te brengen welke milieuwetgeving van toepassing is op uw organisatie. De ISO 14001 norm vereist dat u zelf beoordeelt of u aan de wettelijke eisen voldoet.
Stap 3: Breng milieukansen en -risico’s in kaart met een contextanalyse
Vervolgens is het belangrijk inzichtelijk te maken welke milieurisico’s en kansen relevant zijn voor uw organisatie. Een contextanalyse helpt u belangrijke zaken te ordenen die invloed uitoefenen op uw organisatie. Denk aan het in kaart brengen van mogelijke interne en externe ‘issues’ die tot bepaalde milieueffecten kunnen leiden.
Wilt u weten hoe u een contextanalyse uitvoert? In het stappenplan ISO 14001 staan de cruciale stappen die u kunt uitvoeren om tot certificering te komen en gaan we dieper in op de contextanalyse.
Stap 4: Stel het milieubeleid, toepassings-gebied en SMART doelstellingen op
In de voorgaande stappen heeft u nagedacht over de toegevoegde waarde voor uw organisatie om ISO 14001 te certificeren. Nu gaat u de doelstellingen die u samen met de directie heeft bepaald concretiseren in het milieubeleid, het toepassingsgebied en SMART doelen.
Het milieubeleid is een document waarin de directie aangeeft wat de doelstellingen van het milieumanagementsysteem zijn, waaronder de drijfveer om het ISO 14001 certificaat te behalen. Ook dient hierin naar voren te komen op welke onderdelen van uw bedrijfsvoering u het milieumanagement gaat toepassen. Deze keuzes bepalen het toepassingsgebied waarin het milieumanagementsysteem getoetst gaat worden.
Daarnaast is het volgens de norm essentieel dat doelstellingen meetbaar zijn en overeenkomen met het milieubeleid en de belangrijkste milieuaspecten. Verbeterdoelstellingen kunnen uitstekend worden opgesteld met behulp van de SMART methode.
Daarnaast kunt u ook de Kwaliteitscirkel van Deming, of PDCA-cyclus gebruiken om systematisch uw milieuprestaties te verbeteren en uw doelstellingen in uw milieumanagementsysteem te behalen.
Stap 5: Omschrijf hoe uw organisatie de belangrijke milieuaspecten beheerst
Wie is binnen uw organisatie verantwoordelijk voor het realiseren van de gestelde doelen? Welke middelen en materialen heeft men nodig om dit te kunnen bereiken? Deze cruciale randvoorwaarden legt u vast in het milieuzorgprogramma.
Stap 6: Voeg alles samen in het managementsysteem
Alle belangrijke zaken die u in stap 2 tot en met 5 gedocumenteerd heeft, brengt u samen in het milieumanagementsysteem. U gaat, met het milieuzorgprogramma als belangrijkste leidraad, beantwoorden hoe u praktische invulling geeft aan het systeem.
Stap 7: Toets de werking van het systeem
In deze stap gaat u toetsen of het systeem bijdraagt aan het verbeteren van milieuprestaties. Het is daarbij van belang dat u eerst de criteria voor het meten, analyseren en evalueren van milieuprestaties vaststelt. Vervolgens gaat u met interne audits toetsen of de werkelijkheid klopt met het systeem en laat u een directiebeoordeling uitvoeren.
Stap 8: Laat het milieumanagementsysteem certificeren
U bent bijna gereed voor het ISO 14001 certificaat. U staat aan de vooravond van de externe audit. Het doel van deze audits is dat een externe partij, zoals TÜV NORD, objectief vaststelt dat het managementsysteem binnen uw organisatie voldoet aan de eisen in de ISO 14001 norm. Voldoet uw organisatie aan eisen in het certificatieschema, dan wordt het ISO 14001 certificaat afgegeven.
Stap 9: Het ISO 14001 certificaat is behaald… en nu?
Wanneer u uw milieumanagementsysteem gecertificeerd heeft volgens de ISO 14001-norm, wilt u natuurlijk dat de wereld weet dat uw organisatie het certificaat bezit en welke waarde dit vertegenwoordigt. Haak aan bij verkoop en marketing voor het geven van ruchtbaarheid aan uw certificaten. Bijvoorbeeld: geef het een plekje op de website en deel het via sociale media.
Uw kans op ISO 14001 certificering maximaliseren? Neem de extra stap
Ook voor ISO 14001 certificering geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Volg onze checklist en u bent goed op weg de ISO 14001 certificering binnen te halen. Echter is een juiste uitvoering van bovenstaande stappen cruciaal. Wilt u zeker zijn van een goede uitvoering en garanderen dat u geen belangrijke stappen overslaat?
Dan kan het stappenplan ISO 14001 u vooruit helpen. In dit stappenplan staan de essentiële stappen die u kunt uitvoeren om tot certificering van NEN-EN ISO 14001:2015 te komen uitvoerig en gedetailleerd beschreven. Zo gaan we in het stappenplan dieper in op vragen als: ben ik wel of geen WM inrichting, waar lees ik meer over milieuwetgeving, wat zijn relevante milieu-aspecten en hoe breng ik die in kaart?
Download het ISO 14001 stappenplan hier.
Onderwerpen:
