PDCA-cyclus in KAM: een onmisbare verbetertool voor uw rol

PDCA: Plan, Do, Check, Act. Wat is het? Waar is het voor bedoeld? Waarom is dit een absoluut onmisbaar instrument in het arsenaal van de KAM-manager? En welke misverstanden zijn er over de stappen? Lees in onze blog over de toegevoegde waarde van de PDCA-cyclus van Deming in uw managementsysteem.

Wat is de PDCA-cyclus van Deming?

De Plan, Do, Check, Act-cyclus – ook bekend onder de afkorting PDCA – is een krachtige en bewezen tool voor het continu verbeteren en beheersen van processen en producten in uw organisatie.

De nadruk ligt hierin op het woord cyclus. Het uitgangspunt van de PDCA-cyclus is namelijk dat herhaling van een werkwijze, zorgt voor verbetering en daarmee het behalen van uw doelstellingen. Gedurende iedere herhaling, verbetert u uw organisatie de werkwijze en kunt u het proces de volgende keer met een beter resultaat uitvoeren. Iedere cyclus van de stappen Plan, Do, Check en Act dient weer ter input voor de volgende herhaling.

Het grote voordeel van de PDCA-cyclus voor de KAM-manager

Het principe van de PDCA-cyclus is dat uw proces continu verbetert, omdat er in eerste instantie weinig kennis en vaardigheden voor handen zijn. Tenzij u een voorspellende gave hebt, komt u er toch echt pas achteraf achter waarom bepaalde processen boven of beneden verwachting verlopen. 

In de praktijk willen organisaties vooral snel zaken in beweging zetten en resultaten zien; Iets wat loodrecht op de drijfveer van de KAM-manager staat om alles zo perfect mogelijk te willen borgen en beheersen. U kunt wel alles in één keer perfect willen doen, maar dit kan voor enorme vertraging zorgen om tot resultaten te komen. Dat gaat u dan ook niet helpen om uw KAM-rol op de kaart te zetten in de organisatie.

De PDCA-aanpak leent zich uitstekend voor het maken van een vliegende start in het verbeteren van uw proces. Vervolgens zorgt het herhalende karakter van de cyclus dat resultaten en doelstellingen steeds dichter bij elkaar komen.

De verschillende fasen van de PDCA-cyclus

Bij iedere cyclus horen de 4 al eerder genoemde fasen:

De "Plan"-fase

In de Plan-fase formuleert u doelstellingen die u wilt behalen, en de processen die er bij horen om de resultaten voor die doelstellingen te gaan behalen. Dit kan ook betekenen dat u een probleem hebt gesignaleerd waarvoor u een verandering doorvoert om dit te verbeteren. U borgt dit alles bijvoorbeeld in een projectplan, waarin u ook prestatieindicatoren formuleert waarmee die doelstellingen meetbaar kunnen worden gemaakt. Om vervolgens tijdens de Check-fase de resultaten van de Do-fase te kunnen meten.

De "Do"-fase

De Do-fase is de daadwerkelijke uitvoering van de verandering of test in het proces. Niet te verwarren met volledige implementatie van een oplossing op basis van constateringen, dit gebeurt in de Act-fase. Vandaar dat ook wordt aangeraden de verandering in de Do-fase eerst op kleine schaal door te voeren.

De "Check"-fase

De Check-fase dient eigenlijk ter beoordeling. Door middel van analyse stelt u vast of zaken tijdens de Do-fase zijn uitgevoerd zoals in het plan is geformuleerd. U kijkt dus naar de behaalde resultaten ten opzichte van de beoogde resultaten. Oftewel, wat ging er mis? En wat kunnen we er van leren?

In deze fase zou het kunnen dat u vaststelt dat het plan niet naar behoren is uitgevoerd, of het plan niet volledig (geschikt) was voor het te bereiken doel. Het analyseren van informatie in deze stap is essentieel om de juiste informatie te verzamelen en in de Act-fase de juiste veranderingen door te kunnen voeren.

De "Act"-fase

In de Act-fase bepaalt u of de verandering het gewenste resultaat heeft opgeleverd. Doordat u in de Plan-fase de doelstellingen hebt gespecificeerd, bent u in staat om tijdens deze fase doelstellingen of werkwijzen bij te sturen wanneer het resultaat beter of slechter is dan beoogd.

Het principe en de kracht van de PDCA-cyclus zit in de herhaling: Tijdens iedere cyclus wordt een aanname bevestigd of ontkracht die leidt tot informatie om steeds beter de juiste resultaten en dus doelen te benaderen.

De PDCA-cyclus in uw managementsysteem

Een bovenstaand beschreven PDCA-cyclus kunt u op ieder niveau van uw organisatie tegenkomen, omdat ze vaak onbewust al worden toegepast. Echter zorgt het bewust uitvoeren van de fasen in de cyclus pas echt voor verbetering. En hiermee voor een sterk fundament voor uw managementsysteem.

In de praktijk zien we dat organisaties niet per definitie moeite hebben met de Plan- of Do-fase. De uitdaging zit hem vooral in het uitvoeren van de Check-fase:

• Hoe weet ik of de acties in het plan goed zijn uitgevoerd?
• Is het proces wel uitgevoerd zoals in het plan?
• Is het plan wel geschikt voor het bereiken van de doelstellingen?
• Welke belangrijke zaken dienen aangepast of bijgesteld te worden?

Het stellen van deze cruciale vragen – dus de controle of zaken lopen zoals ze zouden moeten lopen (Act) – wordt vaak vergeten, of men heeft er moeite mee. Terwijl juist de Check-fase een cruciale invloed heeft op de volgende cyclus, uw managementsysteem en dus ook uw doelstellingen.

Het probleem zit vaak in het vinden van de juiste informatie en het op de juiste manier interpreteren van die informatie. Hier worden echter niet altijd de meest creatieve of praktische bronnen voor gebruikt. Verbetermogelijkheden kunnen vanuit verschillende hoeken worden aangereikt: vanuit interne audits, vanuit vragen of klachten van klanten, maar ook vanuit andere belanghebbenden (stakeholders).

Borging en beheersing dankzij de PDCA-cyclus

Kortom; door de Plan, Do, Check, Act tool toe te passen kunt u gestructureerd processen beheersen. Het is uiteindelijk de bedoeling dat het resultaat van verandering blijvend is en beoogde resultaten en doelstellingen niet weer uiteen gaan lopen. Met het goed borgen van de aanpak verankert u werkwijzen in uw systematiek en zorgt u dat de situatie vooral blijft verbeteren. En dit komt de kwaliteit van uw managementsysteem maar ook de doelstellingen voor uw organisatie ten goede!

Lees ook: De PDCA-cyclus in ISO 14001 voor betere milieuprestaties

Maak van ieder aspect in uw baan als KAM-coördinator een succes

Bij het succesvol opzetten of verbeteren van een managementsysteem komt veel kijken. PDCA is slechts een van de vele verbetertools die u kunt hanteren. In de Gids voor het succes van de KAM-coördinator bespreken we alle aspecten van het vakgebied in één document. Zodat u scherper bent op alle factoren die bepalend zijn voor het behalen van uw doelstellingen en de toegevoegde waarde van uw KAM-functie bewijzen.

Download de gids voor het succes van de KAM-coördinator hier.

Onderwerpen:

Kennis van KAM Alle onderwerpen