Waarom zou u eigenlijk een managementsysteem gaan implementeren? Hoe helpt het u dan doelstellingen behalen? Waarom is het cruciaal voor certificering en de betrouwbaarheid van uw organisatie aantoonbaar maken aan uw relaties? In dit blog vertellen we u wat de toegevoegde waarde is van een managementsysteem.
Wat is een managementsysteem?
Een managementsysteem lijkt misschien in eerste instantie heel ontastbaar, maar onder zo'n systeem, systematiek of managementsysteem verstaan we eigenlijk niets meer dan een reeks afspraken voor beleid en maatregelen.
Het doel van het managementsysteem is om doelstellingen van de organisatie te behalen. Dit is dan ook het eerste dat bepaald wordt bij het opzetten van een managementsysteem. Die doelstellingen hebben niet alleen betrekking op financieel succes, maar ook op het blijvend voldoen aan klanteisen, wet- en regelgeving en/of veilige uitvoering van werkzaamheden.
Typerend voor een managementsysteem is dat door middel van continue verbetering van prestaties, de organsiatie steeds beter in staat moet zijn om doelstellingen te behalen. Een vereenvoudiging van de belangrijkste aspecten van een management systeem vinden we terug in de Deming Circle, of PDCA-cyclus. Deze wordt veelvuldig gebruikt om de doelstellingen van de organisatie steeds beter te kunnen benaderen. De cyclus zie je zowel terug op strategisch, als op tactisch en operationeel niveau in de organisatie.
Of doelstellingen nu voortkomen uit de eigen organisatie, een certificatieschema of wet- en regelgeving, om de doelstellingen in het managementsysteem te behalen zijn wel beleid en maatregelen nodig. Het beleid van uw organisatie beschrijft de aanpak die de directie voor ogen heeft. Uit dat beleid komen weer maatregelen voort. Dit kunnen bijvoorbeeld procedures, procesbeschrijvingen en werkinstructies zijn.
Uiteindelijk bepaalt u zelf wat noodzakelijk is om in het managementsysteem te documenteren om te zorgen dat afspraken kunnen worden nagekomen en doelstellingen kunnen worden bereikt.
De toegevoegde waarde van een managementsysteem
Het managementsysteem zorgt ervoor dat u doelstellingen beheersbaar kunt maken doordat u systematisch (de naam zegt het al) aan de gang kunt met de onderwerpen van de doelstellingen. Daarnaast zorgt het managementsysteem dat u continu bezig bent met verbetering van resultaten om die doelstellingen te benaderen.
Als kers op de taart kunt u met certificatie van het managementsysteem voldoen aan certificatie-eisen van opdrachtgevers of aantoonbaar maken dat u zich een betrouwbare partij bent om mee samen te werken, of zich hard maakt voor bijvoorbeeld het milieu of de maatschappij. De meest voorkomende onderliggende drijfveren voor bedrijven om een (management)systeem te implementeren en/of certificaat te behalen zijn kort samen te vatten:
- Uw organisatie heeft als doelstelling op het gebied van Kwaliteit, Arbo, Milieu beter te presteren, continu te verbeteren of uit te blinken in uw dienstverlening naar de klant;
- Opdrachtgevers vereisen een certificaat om zaken te doen als bewijs van uw betrouwbaarheid, of uw organisatie wil zich onderscheiden met een certificaat in uw branche;
- Vanuit wetgeving wordt vereist dat uw organisatie beschikt over een bepaald certificaat, zoals wetgeving op het gebied van veiligheid van de producten die u voortbrengt, zoals CE.
Enkele voorbeelden:
- ISO 9001 heeft als doel het aantoonbaar consequent leveren van producten en diensten die aan de eisen van klanten en wet- en regelgeving voldoen. Uw directie moet er dus wel van overtuigd zijn dat het voor de organisatie nuttig is dat doel te bereiken.
- ISO 14001 heeft als doel het structureel verbeteren van milieuprestaties van de organisatie. Uw directie moet dus wel overtuigd zijn dat het voor de organisatie een prioriteit is om milieuprestaties te verbeteren.
- Een FPC kwaliteitsmanagementsysteem en een laskwaliteitssysteem volgens EN ISO 3834 hebben als doel dat u de wettelijk verplichte CE-markering volgens EN 1090-1 op staal- en aluminiumconstructies kunt aanbrengen.
U gaat een systeem opzetten of verbeteren Maar… waar te beginnen?
Er komt veel kijken bij het succesvol opzetten of verbeteren van een managementsysteem. Hoe pakt u dat aan? In de Gids voor het succes van de KAM-coördinator bundelen we alle aspecten van het vakgebied in één handzaam document. Onze specialisten delen de valkuilen en praktische tips en tricks om u op weg te helpen.
Download de gids voor het succes van de KAM-coördinator hier.
Onderwerpen:
