Als KAM-coördinator bent u verantwoordelijk voor het implementeren en onderhouden en certificeren van het managementsysteem van de organisatie. U zult dan zeer waarschijnlijk voor het management van uw organisatie een schatting van de kosten moeten maken die certificering met zich meebrengt.
Waar veel bedrijven zich echter op verkijken is de kosten en inspanning die bij certificering komen kijken. Die kosten beperken zich namelijk niet tot de kosten van het behalen van het certificaat zelf! Één van de aspecten die van uw rol in KAM een succes maken is het beheersen van en inzicht verkrijgen in die kosten. In dit blog wijzen we u op de verschillende kostenaspecten van certificering.
![Maak een succes van alle aspecten in uw functie als KAM-functionaris - Download de KAM-gids [Ebook]](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/1971706/271d18e1-b9e0-412f-90b8-f803c828a396.png)
De totstandkoming van kosten voor het behalen van uw certificaat
Het certificatieproces wordt weliswaar uitgevoerd op het "systeem" van beleid en afspraken binnen uw organisatie, maar daarvoor zult u dus wel eerst een (management)systeem moeten optuigen dat voldoet aan de eisen in de norm waarvoor u het certificaat wilt behalen.
Een belangrijke opsteker: In het implementeren van het managementsysteem zit veel meer tijd - en dus geld - dan het daadwerkelijke certificeren. Voor de investering in certificering moet u gemiddeld genomen denken aan 10-20% van de kosten van invoering van het managementsysteem. De investering die u in het opzetten van uw managementsysteem moet doen is sterk afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw organisatie. Dit geldt ook voor certificering, maar in veel mindere mate.
In het implementeren van het managementsysteem zit veel meer tijd en geld dan het daadwerkelijke certificeren. Voor certificering moet u gemiddeld genomen denken aan 10-20% van de kosten van invoering van het managementsysteem.
Kosten voor KAM-advies voor invoering of onderhoud van het managementsysteem
Het grootste aandeel van de kosten voor het komen tot certificering zit in het implementeren van het managementsysteem. U doet er dan ook goed aan de kosten aan capaciteit/tijd (en dus geld) inzichtelijk te maken als u de implementatie zelf gaat uitvoeren zodat u later niet voor grote verrassingen komt te staan.
Wanneer u een daarvoor een planning en begroting maakt op basis van uw benodigde tijd en deze uitdrukt in euro's, kunt u deze direct vergelijken met wat de kosten zouden zijn als u dit zou uitbesteden. Zo kunt u afwegen of de toegevoegde waarde van KAM-advies interessant is en u die werkzaamheden wilt uitbesteden.
Interne kosten voor het behalen van een certificaat
KAM legt niet alleen een beslag op de tijd van de KAM-verantwoordelijke of een KAM-adviseur (als u daar voor kiest), maar ook op andere sleutelpersonen binnen uw organisatie. Dit geldt zowel voor het vastleggen van beleid, afspraken en maatregelen, maar ook voor hun beschikbaarheid tijdens interne en externe audits.
Lees ook: 4 zaken om scherp te houden voor u gaat certificeren
Neem de arbeidsuren van iedereen die een inspanning levert voor het komen tot een gecertificeerd managementsysteem mee in de budgettering. Bediscussieer wel met het management/directie welke gemaakte kosten of gespendeerde tijd direct betrekking hebben op “KAM” en onder die noemer geboekt worden. Kosten voor maatregelen kunnen zomaar onterecht onder de noemer KAM worden geboekt als u hier niet scherp op bent.
Niet alle kosten die komen kijken bij het behalen van uw certificaat hoeven te worden gezien als of geboekt als een onderdeel van de kostenpost "KAM".
Kosten voor afwijkingen tijdens certificering
Het doel van een audit in het certificatieproces is om de effectiviteit van uw managementsysteem vast te stellen op basis van de eisen in de norm waar u het certificaat voor wilt behalen. Het kan echter voorkomen dat er ergens een afwijking ten opzichte van de eis in een norm wordt geconstateerd. Men noemt dit in vaktaal ook wel een “afwijking” of “non-conformity”.
Een afwijking oplossen en voorkomen kost u tijd en dus geld, maar het kan ook zo zijn dat hier nog aanvullende kosten bij komen kijken. Het auditproces kan namelijk niet worden afgesloten tot u aan uw certificatie-instelling kunt aantonen dat u voldoende maatregelen heeft genomen om een afwijking op te lossen. Dit betekent dat de certificatie-instelling uw maatregelen na de audit nog zal gaan beoordelen, eventueel zelfs weer op uw locatie. Afhankelijk van hoeveel tijd dit kost en de keuze van certificatie-instelling kunnen hier nog aanvullende kosten voor in rekening woden gebracht.
Certificaat kosten voor registratie en afdracht
Naast de kosten voor de uitvoering van audits, kunnen er administratiekosten van toepassing zijn in de totale certificering kosten. De 2 belangrijkste varianten, met ook de grootste impact op kosten zijn:
- Registratiekosten
Er is er vaak een kostenpost verbonden aan registratie van uw certificaat of andere afdrachtskosten. Dit kunnen simpelweg administratiekosten zijn, maar ook kosten die worden doorberekend door uw certificatie-instelling omdat zij die kosten ook weer afdragen voor het registreren van uw certificaat bij de schemabeheerder. Die registratiekosten zorgen er voor dat u zichtbaar bent voor potentiële klanten in certificaatregisters en dat uw bestaande klanten de geldigheid van uw certificaten kunnen verifiëren. U kunt dus ook overwegen om hier in commerciële zin gebruik van te maken.
- Afdrachtskosten
Bij bepaalde certificatieschema’s moet u jaarlijks afdrachtkosten betalen. Dit kunt u zien als een contributie om de ontwikkeling van een certificatieschema en het voortbestaan van de schemabeheerder in stand te houden. Vooral de afdrachtskosten kunnen oplopen, rangerend van enkele honderden euro’s tot ruim duizend, afhankelijk van het certificatieschema en de grootte van uw organisatie. Het is dus belangrijk vooral deze kosten niet over het hoofd te zien wanneer u gaat budgetteren. Registratiekosten zult u vrijwel altijd aantreffen. Afdrachtkosten zijn voornamelijk van toepassing bij nationale certificatieschema’s.
Zo maakt u van ieder aspect in de route naar certificering een succes
Hoe geeft u de kosten van certificeren voor uw organisatie zo volledig en waarheidsgetrouw mogelijk weer? En: hoe zorgt u ervoor dat uw collega’s Kwaliteit, Arbo en Milieu niet als administratieve last ervaren? Maar ook: hoe beheerst u risico’s en blijft u scherp op kansen?
Adviezen om deze, en nog talloze andere uitdagingen van KAM managers aan te gaan zijn door ervaringsdeskundigen gebundeld in een gids. Een aantal vakkundige professionals beschrijven de valkuilen, delen de slimme opstekers en nemen u mee in de te nemen stappen om uw doelen te bereiken.
Download de gids voor het succes van de KAM-coördinator hier.
Onderwerpen:
