MENU

rapporteren-kam-vaardigheden.jpgHet is uw taak om belangen, activiteiten en doelstellingen in een organisatie doelmatig en doeltreffend met elkaar te verbinden. Wat zijn de belangrijkste vaardigheden die u daarom absoluut moet beheersen? Die terugkomen in werkelijk iedere werkdag? Dat zijn: communiceren, analyseren en rapporteren. In dit blog geven we tips hoe u met de juiste manier van rapporteren een succes maakt van uw rol in KAM.

Maak een succes van alle aspecten in uw functie als KAM-functionaris -  Download de KAM-gids [Ebook]

 

Hoe zorgt u dat bevindingen die u doet kunt rapporteren (denk bijvoorbeeld aan auditrapportage) zodat ze nuttig en begrijpelijk zijn voor anderen en het doel dat u voor ogen heeft ondersteunen?

 

1. Gebruik rapportages om risico's, kansen, gevolgen en successen aan het licht te brengen

U kunt rapportages prima als communicatiemiddel inzetten om draagvlak of bewustzijn te creëren in uw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan het moment dat u constateringen in interne audits wil gaan communiceren. Hier geldt: verplaats u in de rol van de ontvanger. Wanneer u informatie deelt met beslissers over risico’s en kansen en de gevolgen daarvan, kunt u hen beïnvloeden in hun beslissingen en zo uw doelstellingen behalen. Door het aantonen van uw successen, oftewel, de gevolgen van uw inspanningen, breidt u bovendien de relevantie van KAM en het belang van uw rol in KAM in de organisatie uit.

U kunt met de focus op de belangen van uw collega’s in de organisatie, aan de hand van rapportages op een effectieve manier constateringen communiceren en bewustzijn voor risico’s en kansen creëren in uw organisatie.

2. Gebruik externe audits om belangrijke zaken uit te lichten

Één van de resultaten van een externe audit uitgevoerd door een certificatie-instelling is het auditrapport. Hierin liggen de bevindingen van de externe auditor vast. Vanwege de onafhankelijke blik van een extern auditor op processen en afspraken in uw organisaties, kunt u commitment voor KAM nog verder kracht bij zetten.

Het auditrapport bevat uiteenlopende informatie die niet per se in zijn geheel voor uw collega's interessant is. U doet er daarom goed aan het communiceren van de informatie in deze rapportages toe te spitsen op de belanghebbenden. Communiceer daarom vooral de informatie die voor hen relevant is. Om te beginnen zou u hierin onderscheidk kunnen maken tussen het topmanagement of directie en managers in het proces. Sommige zaken wilt u misschien wel filteren voor u ze doorstuurt. Vertaal daarnaast constateringen van de auditor ook vooral naar de bottom-line voor uw collega's, in de taal die zij spreken. Als een auditor bijvoorbeeld een afwijking constateert kunt u deze beter doorvertalen naar een kans of risico. Juist die termen spitsen de oren van uw collega's en zorgen voor beter begrip en commitment.

U kunt externe beoordelingen zien als een uitgelezen kans om onderwerpen die ú belangrijk vindt voor de ontwikkeling van KAM in de organisatie te benadrukken. Met een onafhankelijke, derde partij realiseert u meer draagvlak doordat uw collega’s constateringen door derden over het algemeen sneller aannemen.

Wanneer u alert bent op de doelstellingen van belanghebbenden in de organisatie, kunt u met de constateringen van een externe partij een stroomversnelling bewerkstelligen in draagvlak bij het management van uw organisatie.

 

Download de Gids voor het succes van de KAM-coördinator

Hoe maakt u van uw rol in KAM een succes? Hoe beheerst u bijvoorbeeld risico’s en blijft u scherp op kansen? Hoe borgt u kwaliteit op een dusdanige manier dat de mensen in de organisatie hun werk goed kunnen (blijven) uitvoeren en er zelfs beter van worden?

Adviezen om deze, en nog talloze andere valkuilen van KAM managers uit de weg te gaan zijn door ervaringsdeskundigen gebundeld in een gids. Een aantal vakkundige professionals beschrijven de valkuilen, delen de slimme opstekers en nemen u mee in de te nemen stappen om uw doelen te bereiken.

Download de gids voor het succes van de KAM-coördinator hier.

Maak een succes van uw rol in KAM en download de Gids

Onderwerpen:

Kennis van KAM Alle onderwerpen KAM-vaardigheden

Auteur

Deel deze pagina

Algemene vragen en opmerkingen

Tüv kantoor

TÜV Nederland

0499 - 339 500

Voor al uw algemene vragen en opmerkingen