MENU

communiceren-kunt-u-leren.jpg

U bent de verbindende factor voor belangen, activiteiten en doelstellingen in een organisatie. Wat zijn de belangrijkste vaardigheden die u daarom absoluut moet beheersen? Die terugkomen in werkelijk iedere werkdag? Dat zijn: communiceren, analyseren en rapporteren. Het lijken open deuren, maar voor wie zich deze vaardigheden eigen maakt gaat een wereld aan mogelijkheden open. In dit blog geven we tips hoe u met de juiste manier van communiceren een succes maakt van uw rol in KAM.

Effectieve communicatie definieert het werk van een KAM-coördinator. Het is tegelijkertijd een lastige vaardigheid om in de praktijk toe te passen. Informatie op de juiste manier ophalen, interpreteren en vertalen naar afspraken en maatregelen om vervolgens ook te kunnen toezien op naleving is kritisch voor het succes van de KAM-coördinator.

 

Maak een succes van alle aspecten in uw functie als KAM-functionaris -  Download de KAM-gids [Ebook]

 

1. Doorgrond de dynamiek tussen werkvloer en management voor begrip van draagvlak voor KAM

Omdat u zich in een dynamiek bevindt tussen de werkvloer en directie, treft u mensen met uiteenlopende belangen. Zij hebben hun eigen ideeën over kwaliteit, veiligheid en milieu en spreken vooral een andere taal als het over deze thema’s gaat. Soms sluiten die aan bij die van u, soms zult u merken dat er in eerste instantie totaal geen waarde aan lijkt te worden gehecht.

U kunt die belangen alleen vaststellen als u goed communiceert met de betrokkenen. Kunt u doorgronden waarom men er bepaalde ideeën op nahoudt, dan hebt u de eerste stap gezet naar het beïnvloeden van deze partijen. De werkvloer spreekt daarbij bovendien een andere taal dan het management. Voorkom dat zij maatregelen als een administratieve last zien en vertaal uw aanpak en maatregelen op het gebied van kwaliteit, veiligheid en milieu daarom naar een pragmatische situatie van met name die belanghebbenden. Komt u er niet uit om voldoende commitment te krijgen? Dan vindt u mogelijk een oplossing in de toegevoegde waarde van een KAM-adviseur op dit vlak.

 

2. Communiceer niet alleen verplichtingen, maar ook mogelijke (nadelige) gevolgen

Voor wat betreft verplichtingen in wetgeving en regelgeving hebt u geen keus. U zult maatregelen moeten nemen om aan deze eisen te voldoen en hier zullen dus ook uw collega's aan mee oeten werken. . Toch zullen zij niet altijd begrip hebben voor de maatregelen die u in de organisatie moet doorvoeren vanwege deze verplichtingen, simpelweg omdat het niet direct hun verantwoordelijkheid is. Gebruik uw kennis, kunde en inzicht om duidelijk die verplichtingen te vertalen naar de belangen van uw collega's, maar vooral ook de negatieve gevolgen als niet aan die verplichtingen wordt voldaan.

Duidelijke communicatie is onmisbaar om de belangen van het management en de werkvloer vast te stellen en KAM-doelstellingen te kunnen bereiken. 

communiceren-kunt-u-leren.png

Vaktaal en uiteenlopende belangen veroorzaken ruis. Uw boodschap wordt dus niet per se ontvangen zoals u hem bedoeld hebt.

 

3. Gebruik interne audits om te doorgronden wat iemand zegt, bedoelt en doet

Het is aan u om de vinger aan de pols te houden of datgene wat is afgesproken ook klopt met de werkelijkheid. Interne audits zijn uw thermometer om te achterhalen of gemaakte afspraken in de praktijk ook goed uitpakken.

Als intern auditor of intern auditteam vraagt u mensen hoe ze hun werk uitvoeren. De medewerker in kwestie kan (onterecht) het gevoel krijgen dat hij of zij op het werk gekeurd, of zelfs afgerekend wordt. Benadruk daarom vooral wat het doel is van de audit. Neemt u dit mogelijke spanningsveld niet weg voordat u begint, dan kan het zomaar gebeuren dat niet het antwoord wordt gegeven dat representatief is voor de werkelijkheid. Probeer een zo objectief mogelijke rol in te nemen waarin u wel beoordeelt, maar niet veroordeelt. Blijf vooral bij de feiten. 

Om de juiste informatie boven tafel te krijgen zult u vooral de juiste vragen moeten (leren) stellen. Bijvoorbeeld door middel van het stellen van de juiste 5W-vragen (Wie, Wat, Waar, Waarom, Wanneer, Hoe), in combinatie met de 4M's (Mens, Machine, Materiaal, Methode) vanuit Kaizen.

Neem de tijd om het doel van de audit goed uit te leggen aan de persoon die u interviewt (de auditee) zodat u de meest representatieve informatie boven tafel krijgt.

4. Maatregelen kosten ook uw collega’s tijd en energie. Vertaal maatregelen naar hun belangen.

Bij vrijwel iedere verandering of maatregel hebt u op meerdere niveaus in de organisatie het draagvlak nodig om van uw rol een succes te maken. U bent over het algemeen niet eindverantwoordelijk voor het proces of de beslisser voor het invoeren van maatregelen. U bent wel het smeermiddel in de organisatie. In uw dagelijkse werk bent u sterk afhankelijk van anderen en daarom is draagvlak het sleutelwoord bij het doorvoeren van verandering.

Het management en de directie in uw organisatie spreken de taal van continuïteit. Alle factoren die de continuïteit van uw organisatie in de weg staan, spitsen de oren. U hoeft dus niet alleen te denken in termen als omzetgroei, marge, winst of kostenreductie. Bedenk u wel dat veel risico’s in het proces van belangrijke invloed zijn op juist die resultaten. Kunt u die risico’s dus vertalen naar de negatieve gevolgen aan de hand van goed onderbouwde argumenten, dan overtuigt u hen van de zin van verbetering en creëert u voldoende draagvlak voor investeringen in Kwaliteit, Arbo en Milieu.

U kunt deze aanpak niet alleen op managementniveau toepassen, maar ook inzetten om draagvlak op de werkvloer te creëren. Wanneer anderen begrijpen welk doel u voor ogen hebt en hoe dit hen helpt om hun uitdagingen te vergemakkelijken kunt u samen naar hetzelfde doel toewerken. Zorg dat u goed kunt onderbouwen hoe u bij het eindresultaat komt, maar ook hoe u het eindresultaat gaat meten. Laat geen kans onbenut om het succes van uw inspanningen te delen met de organisatie.

De volledige steun van zowel uw collega’s op de werkvloer als het topmanagement kan het verschil maken tussen een succesvol en effectief (management)systeem, en een systeem dat op papier staat, maar niets toevoegt aan de organisatie.

5. Niet alles is uw verantwoordelijkheid - Maak duidelijk waar uw rol in KAM begint en ophoudt.

Het is niet de bedoeling dat alles - wat maar een beetje verband lijkt te houden met KAM - op uw bord komt te liggen. Voor uw functie in KAM is het daarom van belang om samen met het management en de directie te definiëren wat de rol en verantwoordelijkheid van de KAM-verantwoordelijke is. Zo voorkomt u niet alleen dat de zaken waar u zich daadwerkelijk op zou moeten focussen verder onder druk komen te staan, maar zorgt u er ook voor dat collega’s die verder van de managementlagen vandaan staan begrijpen wat uw rol inhoudt. Door de rol duidelijk te definiëren, kunt u ook duidelijker communiceren.

U kunt eenvoudig waarnemen of die afstemming in uw organisatie goed verloopt: loopt u een stuk harder dan de verantwoordelijke afdeling om een maatregel door te voeren, dan weet u dat het tijd is voor een gesprek met het management van de organisatie.

Wanneer u vers in een KAM-functie komt doet u er verstandig aan om allereerst in overleg met de directie uw verantwoordelijkheden en rol te bepalen. Dit is een bepalende factor in hoe daadkrachtig u uw functie uit kunt voeren.

Download de Gids voor het succes van de KAM-coördinator

Als verantwoordelijke voor KAM heeft u een geweldige baan. Maar u loopt regelmatig tegen zaken aan die het ook een lastige baan kunnen maken. Hoe zorgt u dat collega’s enthousiast zijn over uw bijdrage aan de organisatie? En hoe achterhaalt u welke wet- en regelgeving op uw organisatie, processen en producten van toepassing is en blijft u ook nog eens scherp op wijzigingen?

Adviezen om deze, en nog talloze andere valkuilen van KAM managers uit de weg te gaan zijn door ervaringsdeskundigen gebundeld in een gids. Een aantal vakkundige professionals beschrijven de valkuilen, delen de slimme opstekers en nemen u mee in de te nemen stappen om uw doelen te bereiken.

Download de gids voor het succes van de KAM-coördinator hier.

Maak een succes van uw rol in KAM en download de Gids

Onderwerpen:

Kennis van KAM Alle onderwerpen KAM-vaardigheden

Auteur

Deel deze pagina

Algemene vragen en opmerkingen

Tüv kantoor

TÜV Nederland

0499 - 339 500

Voor al uw algemene vragen en opmerkingen