MENU

KAM-advies-inkopen-of-zelf-doen.jpgOm Kwaliteit, Arbo en Milieu in uw organisatie goed te kunnen beheersen wilt u natuurlijk een vliegende start maken met het implementeren van uw managementsysteem of het verbeteren daarvan op een gedegen manier oppakken. U zult in dit geval moeten afwegen of u die rol op zich gaat nemen, of het wilt gaan uitbesteden. Hoe maakt u een weloverwogen keuze tussen KAM-advies inkopen en het zelf te doen?

Als u voldoende vertrouwen heeft dat uw eigen kennis en vaardigheden toereikend zijn om het systeem op te zetten is de beslissing snel genomen. Onderschat echter niet de toegevoegde waarde die een KAM-adviseur kan bieden! Niet alleen bij het opzetten van uw systeem, maar ook in het bijsturen en verbeteren van het systeem en het uitvoeren van audits.

Maak een succes van alle aspecten in uw functie als KAM-functionaris -  Download de KAM-gids [Ebook]


De afweging om wel of geen adviseur in te zetten kan gemaakt worden op basis van een aantal factoren en kan ook afhankelijk zijn van interne en externe factoren invloed hebben op uw managementsysteem.

 

KAM-advies: sneller, beter, goedkoper?

In grote lijnen is de toegevoegde waarde die een adviseur kan leveren redelijk eenvoudig samen te vatten. De adviseur kan het of sneller, of beter, of goedkoper. Die voordelen kunnen echter ook weer bijwerkingen hebben.

We zetten de belangrijkste te maken afwegingen even voor u op een rij:

1. Constateringen door een vreemde worden eerder als waar aangenomen

Een belangrijk voordeel van de adviseur is dat deze vanuit een onafhankelijk perspectief pijnpunten in de organisatie kan blootleggen zoals dat ook in een externe audit door certificatie-instellingen wordt gedaan. Uw constateringen zijn wellicht net zo feitelijk als die van een adviseur. Maar juist het gegeven dat een adviseur een externe partner is, kan meer draagvlak helpen creëren voor constateringen dan wanneer u dit vanuit uw interne rol constateert. Uw organisatie zou tenslotte toch niet investeren in een externe partij als het niet om objectieve, ervaren vakkundigheid zou gaan?

2. De ervaring van KAM adviesbureau's

Naast het verschil in spanningsveld, betrekt u met een adviseur natuurlijk vooral door de wol geverfde kennis in het opzetten en onderhouden van een managementsysteem. Adviseurs zien voldoende praktijksituaties om op basis van de praktijk invulling aan uw systeem te geven die aansluit bij uw organisatie. Door deze ervaring hebben adviseurs ook inzicht in hoe certificatie-instellingen naar uw systeem kijken en wat veel voorkomende valkuilen zijn.

 

 

 

3. De kosten van KAM-advies

Het komen tot certificering heeft verschillende kostencomponenten. De kosten die dit met zich mee brengt worden niet altijd even goed ingeschat. U hebt zelf een rol in KAM en maakt daar evengoed kosten voor omdat uitvoerende activiteiten vaak voor u zijn weggelegd, ook als u een adviseur betrekt. Misschien klinkt het vreemd, maar het inhuren van een KAM-adviseur kan wel leiden tot minder kosten. Het kan zijn dat u zelf op een andere wijze ‘productief’ kunt zijn voor uw organisatie, bijvoorbeeld als u KAM al neventaak in uw functie vervult.

Een ander aspect is dat een adviseur alle kennis en de benodigde tools al in huis heeft. U bespaart daarmee mogelijk kosten voor bijvoorbeeld voorlichting of training. Een adviseur kan grotere stappen maken, heeft het allemaal al in de vingers, maakt minder fouten en hoeft dus uiteindelijk minder uren te besteden. En hoeft de rest van de organisatie ook minder te belasten om nog ergens op terug te komen.

De totale kosten zijn in grote mate afhankelijk van de implementatie en onderhoud van het systeem en sterk afhankelijk van de grootte van uw organisatie en type producten/diensten. Naar mate uw organisatie groeit en uw systeem mogelijk complexer wordt kan een nieuwe kosten-baten afweging interessant zijn om te bepalen of het uitbesteden van KAM nog wel zo interessant is. Kosten voor implementatie of onderhoud kunnen immers groeien naarmate uw organisatie groeit.

Een interessante keuze zou daarom kunnen zijn om uiteindelijk intern meer capaciteit vrij te maken of mensen te gaan aannemen om verdere invulling te geven aan KAM. Laat u echter niet afschrikken door de kostenposten. De investering die in het systeem wordt gedaan kan de organisatie in veel aspecten ten goede komen en zou dus ook niet uitsluitend onder de kostenpost KAM moeten worden geschaard.

4. Groei en ambities van de organisatie

Zoals we al eerder benoemden, zal wanneer de organisatie groeiende is, ook de rol van de KAM-verantwoordelijke in het bijhouden, rapporteren, documenteren en auditeren in de organisatie groeien. Groei van de organisatie kan bovendien het systeem een stuk complexer maken. Uw rol en ook het systeem zullen dan dus ook verschillende volwassenheidsfases meemaken. Dat wil niet zeggen dat adviseurs geen rol meer kunnen spelen, maar u ze wellicht een andere rol toebedeelt. Niet alleen op basis van kostenafweging, maar juist ook op basis van beschikbare interne capaciteit, vaardigheden en kennis.

U kunt bij groei van de organisatie afwegen of de beschikbare kennis en
vaardigheden zijn meegegroeid met de complexiteit en inhoud van de
KAM-rol in uw organisatie, om te bepalen of uw organisatie afhankelijk wil
zijn van adviseurs. U bouwt binnen de organisatie geen kennis op over KAM en het onderhouden van het systeem als u daar niet een actieve rol in aanneemt.

5. Inkopen van KAM-advies en afhankelijkheid

Met het inkopen van advies bouwt uw organisatie ervaring op met hoe u met het systeem omgaat omdat u zaken kunt ‘afkijken’ van uw adviseur. Hoeveel kennis en ervaring uw adviseur met u deelt bepaalt wel in zeer grote mate hoe afhankelijk u van uw adviseur bent, of van adviseurs in het algemeen. Niets let u natuurlijk om naast het werken met adviseurs ook uw eigen kennis en vaardigheden te blijven ontwikkelen door middel van voorlichting en training.

6. KAM-advies inzetten bij spoed

Planning van certificering is zeker één van de belangrijke zaken om scherp te houden als u gaat certificeren. Tijd is geld en dat kan zeker bij certificatie waar zijn. Als opdrachtgevers of potentiële klanten een certificatie-eis bij uw organisatie neerleggen als voorwaarde om zaken te kunnen doen, kan de waarde van certificering ineens uitgedrukt worden in harde Euro’s. Dit kan de oren van het management van uw organisatie ineens doen spitsen waardoor het behalen van het certificaat ineens de hoogst mogelijke prioriteit krijgt. Wanneer tijd een rol speelt en u snel in het bezit wilt zijn van een certificaat, kan het verstandig zijn een KAM-adviseur te betrekken om het proces te bespoedigen. 

Het hangt van de strategische doelstellingen en uw ambities op het gebied
van KAM af of een gestandaardiseerde spoed-aanpak bij uw organisatie
past. 
Een managementsysteem moet aansluiten bij het unieke doel van uw organisatie om doeltreffend te kunnen zijn. Of deze aanpak bij uw organisatie past is dus belangrijk om af te wegen. Het zou dus zomaar kunnen dat deze gestandaardiseerde aanpak van adviseurs u op korte termijn aan het certificaat helpt, maar de aanpak op lange termijn niet optimaal aansluit bij uw organisatie. U maakt dan mogelijk in een later stadium kosten om het systeem deels te herontwikkelen.

Hoe maakt u van uw rol in KAM een succes?

De afweging tussen het wel of niet in de hand nemen van een adviseur is één van de vele uitdagingen die u als KAM-coördinator of -manager heeft. U loopt regelmatig tegen zaken aan die het tot een lastige baan kunnen maken.

Gelukkig bent u niet de enige KAM-verantwoordelijke die tegen deze — en vele andere — vraagstukken aanloopt. In de Gids voor het succes van de KAM-coördinator bundelen we waardevolle tips en handvatten voor uw uitdagingen en verantwoordelijkheden. We beschrijven de valkuilen, delen de slimme opstekers en nemen u mee in de te nemen stappen om uw doelen te bereiken.

Download de gids voor het succes van de KAM-coördinator hier.

Maak een succes van uw rol in KAM en download de Gids

Onderwerpen:

KAM-advies Kennis van KAM Alle onderwerpen

Auteur

Deel deze pagina

Algemene vragen en opmerkingen

Tüv kantoor

TÜV Nederland

0499 - 339 500

Voor al uw algemene vragen en opmerkingen