MENU

ISO_14001_audit.jpg

U heeft besloten met uw organisatie het ISO 14001 certificaat te behalen. U heeft de afgelopen tijd daarom de nodige acties ondernomen om een milieumanagementsysteem op te zetten en het te toetsen aan huidige wet- en regelgeving. Een auditdag moet uitsluitsel bieden of u inderdaad klaar bent voor certificering. Maar wat kunt u precies verwachten tijdens zo’n bezoek van een externe auditor? En hoe bereidt u zich goed voor? In dit blog schetsen we een duidelijk beeld van een auditdag voor ISO 14001.

 

Hoe bereidt u zich voor op de ISO 14001 auditdag?

Aan een auditdag voor de ISO 14001 norm gaat een hoop voorbereiding vooraf. Zo wordt voorafgaand aan een externe audit altijd een vooronderzoek uitgevoerd. Tijdens dit vooronderzoek wordt door een externe auditor beoordeeld of het milieumanagementsysteem voldoet aan alle vereisten en of de organisatie voldoende af weet van milieuwetgeving.

Tijdens een rondgang door de organisatie wordt een beeld gevormd van de huidige situatie en wordt gekeken of de documentatie overeenkomt met de praktijk. Aan het eind van het vooronderzoek krijg de organisatie een advies van de externe auditor. De auditor kan drie conclusies trekken: het bedrijf is gereed, het bedrijf is nog niet gereed maar er zijn voldoende aanknopingspunten voor verbetering of het bedrijf is nog niet gereed voor certificering.

Ook voorziet de auditor het bedrijf van verbeterpunten die kunnen helpen tot certificering te komen. Belangrijk is het dus dat het milieumanagementsysteem voor de auditdag volledig staat en u het gevoel heeft klaar te zijn voor certificering. Dit betekent dat u uw systeem met behulp van interne audits hebt getest en het minimaal 3 maanden draait voor het vooronderzoek wordt uitgevoerd. Krijgt u na het vooronderzoek een positief advies? Dan wordt de auditdag over het algemeen 4 tot 6 weken later gepland.


In 9 praktische stappen een vliegende start met ISO 14001 in uw organisatie -  Download het uitgebreide stappenplan


Hoe ziet een auditdag eruit?

Naar aanleiding van het vooronderzoek gaat u aan de slag met de aandachtspunten die de auditor benoemd heeft. Ook is het belangrijk u te houden aan de planning die is opgesteld. Gaat u aan de slag met verbeterpunten en volgt u de planning op? Dan bent u goed voorbereid op de auditdag.

Tijdens de auditdag is het belangrijk dat alle werknemers van de afdelingen die vallen onder de scope - het toepassingsgebied van het milieumanagementsysteem - op de hoogte zijn van de externe audit en op de bewuste dag aanwezig zijn. Om een volledig beeld te schetsen van een auditdag loop ik nu stap voor stap met u door de opbouw van zo’n dag:

1. Auditopening

De externe audit begint met een auditopening. Tijdens de auditopening stemt de auditor essentiële zaken uit het milieumanagementsysteem met de organisatie af. Komen bijvoorbeeld de scope en de omvang van het bedrijf overeen met wat wordt beschreven in de documentatie?

2. Rondgang door het bedrijf

Na de auditopening is het tijd voor een rondgang door het bedrijf. Tijdens de rondgang vormt de auditor een beeld van de organisatie: met welke activiteiten houdt de organisatie zich bezig en welke regelgeving en milieuaspecten zijn hierop toepasbaar?

3. Documentatiecontrole

Vervolgens wordt getoetst of de documentatie in KAM en rondom het milieumanagementsysteem in orde is. Komt hetgeen wat de auditor heeft gezien in de praktijk overeen met wat op papier staat? Naast het controleren van de registraties van de organisatie kijkt de auditor ook of er wordt voldaan aan wet- en regelgeving rondom milieumanagement ISO 14001.

4. Rondgang langs relevante afdelingen

Na de documentatiecontrole is het opnieuw tijd voor een rondgang door het bedrijf. Dit keer niet om een globaal beeld te vormen van de organisatie, maar om specifiek te controleren of afzonderlijke afdelingen werken volgens het milieumanagementsysteem en zich houden aan wet- en regelgeving. Past de afdeling de planning wel op de juiste manier in de praktijk toe?

5. Gesprek met de directie

In een eerder blog onderstreepten we al het belang van het creëren van draagvlak bij de directie. Wanneer de directie volledig achter het milieumanagementsysteem staat en de waarde inziet van het certificaat verloopt het certificeringsproces over het algemeen soepeler en meer succesvol. Ook zien we dat het milieumanagementsysteem op de lange termijn beter functioneert wanneer er draagvlak is bij de directie. Een gesprek met de directie is daarom een belangrijk aspect van de auditdag.

Gedurende dit gesprek worden de huidige plannen besproken en wordt getoetst hoe van bovenaf naar de plannen gekeken wordt. Ook wordt geïnformeerd hoe de directie in de toekomst verwacht het milieubeleid voort te zetten en risico’s daadkrachtig aan wil pakken.

6. Afsluiting van de audit

Tijdens de afsluiting van de audit presenteert de externe auditor zijn of haar bevindingen. De auditdag eindigt met een eindconclusie: wat is het advies van de externe auditor aan de organisatie? Er zijn drie mogelijke conclusies die de externe auditor kan trekken:

  • De auditor geeft een positief advies: de organisatie is certificatievaardig.
  • De auditor geeft een positief advies onder voorwaarde. Er zijn afwijkingen aangetroffen en om over te gaan op certificering moet de organisatie eerst een correctie doorvoeren en plan van aanpak indienen.
  • De auditor geeft een negatief advies. Het bedrijf is niet klaar voor certificatie en moet eerst aan de slag om afwijkingen op te lossen. Vervolgens dient een nieuwe audit aangevraagd te worden.


Wat gebeurt er na een auditdag?

De eindconclusie van de auditdag wordt door de externe auditor doorgespeeld naar de certificatiebeslisser. De certificatiebeslisser neemt het advies van de auditor mee in de beoordeling van het gehele proces. Gemiddeld krijgt u binnen 4 à 6 weken uitsluitsel over de toewijzing van het ISO 14001 certificaat. Krijgt u het heuglijke nieuws geslaagd te zijn voor de certificering? Dan betekent dit dat u voor de komende 3 jaar ISO 14001 gecertificeerd bent.

In het blog "8 tips voor het promoten van uw behaalde certificaat" vertellen we hoe u nóg meer uit uw certificaat kunt halen. 

Echter is het natuurlijk noodzakelijk dat het milieumanagementsysteem gedurende deze drie jaar op de juiste manier toegepast en bijgeschaafd wordt. Ieder jaar komt er een externe auditor langs voor een controle-audit. Tijdens een controle-audit worden verplichte onderdelen gecheckt en wordt beoordeeld of risico’s doeltreffend worden aangepakt.

Zo bereidt u zich doeltreffend voor op een auditdag

Denkt u klaar te zijn voor de auditdag voor ISO 14001 certificering maar wilt u er zeker van dat u geen essentiële stappen heeft overgeslagen in uw voorbereiding? Het blijft voor veel organisaties lastig om grip te krijgen op milieuwetgeving en te toetsen of het interne milieumanagement voldoet aan alle wet- en regelgeving.

Bent u daarom op zoek naar een duidelijke leidraad in het opzetten van uw milieumanagementsysteem? Dan kan het stappenplan ISO 14001 het hulpmiddel zijn waar u naar op zoek bent. In dit stappenplan staan de cruciale stappen om tot certificering van NEN-EN ISO 14001:2015 te komen uitvoerig en gedetailleerd beschreven.

Download het ISO 14001 stappenplan hier.

 
ISO 14001 certificeren in 9 praktische stappen

Onderwerpen:

Kennis van KAM ISO 14001 Normkennis Alle onderwerpen

Auteur

Deel deze pagina

Algemene vragen en opmerkingen

Tüv kantoor

TÜV Nederland

0499 - 339 500

Voor al uw algemene vragen en opmerkingen