MENU

kiezen-van-een-certificatie-instelling.jpgU bent een KAM-coördinator en u heeft de afgelopen tijd hard gewerkt aan het opzetten of verbeteren van een managementsysteem. Het doel: een voor uw organisatie relevant certificaat behalen en zo uw betrouwbaarheid tonen aan de wereld. U heeft voldoende vertrouwen in de werking van het systeem. U staat nu voor een belangrijke keuze: welke certificatie-instelling past er bij uw organisatie? En: hoe voorkomt u dat u cruciale zaken over het hoofd ziet bij het kiezen van een geschikte leverancier voor certificatie? We zetten de belangrijkste zaken om scherp te houden bij het kiezen van een certificatie-instelling voor u op een rij.

Maak een succes van alle aspecten in uw functie als KAM-functionaris -  Download de KAM-gids [Ebook]


Kijk verder dan kosten bij vergelijking

Certificering is slechts één kostencomponent in de vele kostenaspecten die komen kijken bij certificering. Uiteraard zijn die kosten voor certificering bij het selecteren van een geschikte leverancier belangrijk, maar er zijn nog andere belangrijke aspecten die bepalend kunnen zijn voor uw keuze.

Om nog niet te spreken van het feit dat het vakgebied van KAM en certificering is doordrenkt met jargon. Iedere instelling hanteert haar eigen definities en heeft bovendien een bepaalde vrijheid in hoe een certificatie-traject qua inhoud en voorwaarden wordt aangeboden. Dit maakt het vergelijken van offertes van leveranciers er niet makkelijker op. Terwijl dit een belangrijk factor is voor het succes van KAM in uw organisatie.

Iedere certificatie-instelling moet haar certificatiereglement openbaar maken. Hierin staat beschreven hoe ze te werk gaan op het moment dat uw systeem wordt beoordeeld en gecertificeerd. Voor geaccrediteerde certificatie-instellingen geldt dat zij zich aan dezelfde regels dienen te houden.

Desondanks zijn in die certificatie-reglementen toch wel verschillen op te maken. Neem daarom de tijd voor een goede vergelijking tussen leveranciers. De volgende 4 tips helpen u op weg in het kiezen van een geschikte certificatie-instelling.

Tip 1. Denk goed na over accreditatie

Veruit het belangrijkste aandachtspunt bij het inkopen van certificering en het vergelijken van leveranciers is accreditatie. Accreditatie betekent letterlijk vertrouwen geven. U wilt er van op aan kunnen dat de certificatie-instelling die u selecteert betrouwbaar is en dat is precies waar accreditatie voor zorgt. Accreditatie betekent dat de certificatie-instelling onder toezicht staat en periodiek wordt beoordeeld, vergelijkbaar met als uw organisatie audits ondergaat. In Nederland neemt de Raad voor Accreditatie (RvA) dat voor haar rekening.

De eisen aan certificatie-instellingen zorgen ervoor dat de auditoren die uw systeem komen beoordelen onpartijdig, onafhankelijk en vakkundig zijn. Hiermee hebt u niet alleen zekerheid dat een betrouwbare partij de beoordelingen uitvoert, maar bent u ook verzekerd van de waarde van uw certificaat. Dit is waar uw klanten naar op zoek zijn. Immers kan iedere organisatie zelf verklaren om voor een norm gecertificeerd te zijn. De waarde van het certificaat wordt erkend door uw potentiële afnemers als het onder accreditatie is afgegeven. Certificatie-instellingen zijn verplicht om in een overeenkomst voor certificatie aan te geven of zij de beoordeling van uw systeem volgens een bepaalde norm onder accreditatie uitvoeren.

Hoe achterhaalt u welke certificatie-instellingen onder accreditatie beoordelen?

U kunt via de website van de Raad voor Accreditatie of door het opnemen van contact met een certificatie-instelling achterhalen of zij alle certificaten die u wilt behalen onder accreditatie beoordelen. Voor CE-markering moet de certificatie-instelling een Notified Body (aanwijzing) hebben. Een actueel overzicht hiervan vindt u op de website NANDO van de Europese Commissie.

 

Tip 2. Kijk vooruit

Uiteraard is uw meest voorname doel nu het behalen van dat ene certificaat. Maar wanneer u ook al een paar jaar in de toekomst kunt kijken en weet dat uw organisatie nog verdere ambities heeft voor het behalen van certificering, bekijkt u dan ook vooral welk pakket van certificatie leveranciers u in totaliteit aan kunnen bieden.

Het onderbrengen van uw certificaten bij één leverancier biedt meer voordelen dan alleen gemak. Met het combineren van audits in dezelfde periode zorgt u dat uw organisatie maar één periode in het jaar belast wordt met externe audits en dus ook de tijd van uw collega's maar één keer nodig is. Zo heeft het onderbrengen van uw certificaten bij één leverancier dus ook een financieel voordeel. 

Lees ook: Blog: 4 zaken om scherp te houden voor u gaat certificeren

Tip 3. Vergelijk appels met appels

Hoe lang een beoordeling in uw organisatie duurt wordt dus gebaseerd op basis van internationale afspraken. Deze factor is een gegeven en het tarief van de certificatie-instelling bepaalt vervolgens de investering die u in certificering moet doen. Maar welke kostenposten kunnen daarnaast nog in de prijs zijn verwerkt?

Houd in ieder geval rekening met:

  • Afdrachtkosten: Welke “contributie” moet u via certificatie-instellingen afdragen aan een beheerder van een norm of certificatieschema?

  • Registratiekosten: welke administratieve kosten worden meegenomen ten behoeve van registratie van uw certificaat bij een schemabeheerder of stichting?

  • Eventuele annuleringsvoorwaarden: Eventuele boeteclausules of annuleringsvoorwaarden die zijn opgenomen in de offerte kunnen u geld kosten wanneer u een overeenkomst voor certificering van onbepaalde tijd wordt aangeboden. Let op de mogelijkheden tot opzegging. Deze kunnen anders verpakt in de overeenkomst staan. Maak de afweging of u vast wilt zitten aan voorwaarden als u niet zeker bent of een leverancier u gaat bevallen.

  • Verborgen kosten: Denkt u onderaan de streep de beste kwaliteit-prijs verhouding te hebben? Staat in de voorwaarden van de overeenkomst omschreven dat de reis- en verblijfskosten van de auditor nog apart in rekening worden gebracht? Wees scherp op dit soort verborgen kosten, of eis van de instelling die u een offerte aanbiedt, dat zij de all-in prijs naar u communiceren.

  • Kosten bij afwijkingen: De kans dat u geconfronteerd wordt met afwijkingen tijdens audits is altijd aanwezig. Verdiep u daarom op voorhand wel even in hoe certificatie-instellingen hiermee omgaan, niet alleen qua communicatie, verwachtingen en afhandeling van afwijkingen, maar ook financieel. Een certificatie-instelling kan namelijk in haar overeenkomst vermelden dat u kosten doorberekend worden wanneer sprake is van afwijkingen. Er kan dan een financieel belang aan het schrijven van afwijkingen gekoppeld zijn. Een interessante afweging is dan of u niet juist beter een leverancier kunt selecteren die daar geen financiële voordelen uithaalt, lees: er een neutrale houding in aanneemt.
  • De lengte van het traject: De certificatiecyclus voor de bekende certificatieschema's duurt in de meeste gevallen 3 jaar. Dit is dus ook meteen de geldigheid van uw certificaat, zolang audits periodiek worden uitgevoerd. Bij CE-markering is een certificaat geldig tot opzegging. Ben dus ook scherp op hoeveel audits in het traject worden aangeboden zodat u de juiste optelling van kosten maakt en goed offertes met elkaar kunt vergelijken.

  • Wees scherp op het bedrag onderaan de streep. Niet alle kosten zijn daadwerkelijk direct inzichtelijk gemaakt in een offerte. Wees eveneens scherp op welke werkzaamheden binnen certificering een certificatie-instelling in een offerte opneemt. Zo voorkomt u dat u misleid wordt bij vergelijking van offertes van leveranciers.

 

Tip 4. Hoe servicegericht is de leverancier?

Hoeveel moeite u moet doen om in contact te komen met een certificatie-instelling kan al op voorhand een goede indicatie zijn voor het verdere verloop van de samenwerking. Voorkom dat u zich dus door het kostenaspect laat leiden, terwijl achter uw leverancier aanzitten en te lange doorlooptijden ook tijd en geld kosten. Daarnaast wilt u natuurlijk ook weten waar u aan toe bent en wat u van de leverancier mag verwachten.

Bepaal dus vooral voor uzelf hoe servicegericht u deze potentiële leveranciers vindt. U bepaalt uiteindelijk zelf wat u daarin belangrijke factoren vindt. U kunt daarbij denken aan flexibiliteit in planning, gemiddelde doorlooptijden tot aan certificering, hoe laagdrempelig contact is of hoe men u op de hoogte houdt over belangrijke wijzigingen voor uw certificering. Maar sta ook vooral stil bij de achtergrond en deskundigheid van de auditoren. Hier ligt weer een sterk verband met Tip 1.

Neem uw beslissingen met vertrouwen, met behulp van onze KAM-gids

Als KAM-coördinator draagt u vaak de verantwoording over het nemen van belangrijke beslissingen namens uw organisatie. Het kiezen van een certificatie-instelling is er slechts één van. U dient vele vaardigheden te bezitten om Kwaliteit, Arbo en Milieu dagelijks op de juiste manier in uw organisatie te borgen en voor draagvlak te zorgen bij uw collega’s voor deze thema’s. Een aantal vakkundige professionals beschrijven daarom in de gids voor het succes van de KAM-coördinator de valkuilen van uw dagelijkse werk. Ze delen de slimme opstekers en nemen u mee in de te nemen stappen om uw doelen te bereiken.

Download de gids voor het succes van de KAM-coördinator hier.

Maak een succes van uw rol in KAM en download de Gids

Onderwerpen:

Kennis van KAM Alle onderwerpen Certificeren

Auteur

Deel deze pagina

Algemene vragen en opmerkingen

Tüv kantoor

TÜV Nederland

0499 - 339 500

Voor al uw algemene vragen en opmerkingen