Thuiswerken, we doen het steeds meer. En in deze tijd met de Corona uitbraak is het (veelal noodgedwongen) een uitkomst. We loggen in op onze VPN omgeving en gaan aan de slag. Iets dat we pakweg 25 jaar geleden ons niet voor konden stellen. Doordat we tegenwoordig steeds makkelijker op afstand ons werk kunnen uitvoeren, zien we dat ook steeds vaker terug in het audit proces. Remote auditing komt steeds vaker voor. Helemaal nu.
Wat is remote auditing?
Remote betekent letterlijk op afstand. Het auditen op afstand gebeurt middels een videoverbinding en het delen van schermen, zodat de benodigde documenten ingezien kunnen worden. In wezen verschilt de audit op afstand dus niet van een conventionele audit ter plaatse. En vaak gebeurt deze efficiënter dan een reguliere audit, omdat er geen afleiding is van de omgeving en er geen reistijd meer is. Maar om een remote audit doorgang te laten vinden, moet van tevoren wel een aantal zaken geregeld zijn.
Waar moet u rekening mee houden?
Voordat een remote audit kan plaatsvinden, moet er met een paar zaken rekening gehouden worden. We bespreken vier belangrijke punten:
1. Zorg voor goede software
Er zijn een hele hoop (gratis) video conference software op de markt, binnen TÜV NORD werken we met Skype voor Business, Microsoft Teams en WebEx. Zorg dat de benodigde software van tevoren geïnstalleerd is op uw computer en test het alvast. Zodat u ten tijde van de remote audit meteen kan beginnen met waarvoor u elkaar spreekt.
2. Een goede internetverbinding
Om de software optimaal te laten presteren moet uw internet verbinding stabiel zijn. Het is heel vervelend als er vertraging op de lijn zit. Een goede audit bestaat uit een goede conversatie tussen de auditor en de geïnterviewde, het is dus belangrijk om dit digitaal zo goed mogelijk te faciliteren zodat er (bijna) geen verschil is met een face-to-face interview.
3. Beeld en geluid
Daarnaast is een videoverbinding een meerwaarde. Gebruik de camera en laat het niet alleen bij audio en schermdeling. Wanneer u uw gesprekspartner ziet, creëert dit verbinding en wederzijds begrip. Zodat een audit uiteindelijk op een prettige manier verloopt. Daarnaast is het belangrijk dat de audio van voldoende kwaliteit is, zodat u elkaar goed en duidelijk verstaat.
4. Houd rekening met de risico's
Ook moeten alle deelnemers zich bewust zijn van de risico’s. Zorg voor een veilige verbinding, zodat alle informatie op een veilige manier met elkaar gedeeld kan worden. Vaak wordt met audits vertrouwelijke informatie gedeeld. Bij remote audits zorgt TÜV NORD Nederland ervoor dat alle informatie vertrouwelijk wordt behandeld en er geen worden gesprekken opgenomen of inhoud wordt gedeeld. Daarnaast hebben derden geen toegang tot onze online communicatiemiddelen.
Wanneer is remote auditing een optie?
Audits op afstand kunnen worden uitgevoerd als onderdeel van de certificering van diverse managementsystemen zoals ISO 9001, 14001, 45001 en ISO 27001. Remote audits zijn primair alleen geschikt voor kantoorlocaties, en dus niet voor bijvoorbeeld projectbezoeken. Voor bedrijven die getroffen zijn door de Corona-uitbraak, kunnen audits op afstand een belangrijke bijdrage leveren aan het behoud van de certificering.
Persoonlijk contact heeft natuurlijk altijd de voorkeur, omdat zo een betere totaalindruk verkregen kan worden. Maar in situaties waarin dat niet mogelijk is, is de remote audit een goede oplossing om audits, die anders niet door hadden kunnen gaan, toch doorgang te kunnen laten vinden. Zo loopt uw certificeringsproces geen vertraging op.
Intern remote auditing
Nu u als KAM-manager ongetwijfeld ook zoveel mogelijk thuis werkt, kunnen we ons voorstellen dat voor een interne audit remote auditing ook een oplossing kan zijn. Wilt u uw interne audit, ondanks dat het op afstand moet, zo succesvol mogelijk uitvoeren? Download onze gratis 'Interne Audits Gids: Voor het verhogen van uw toegevoegde waarde' vol praktische tools en handvatten waarmee u meer uit uzelf en uw interne audits kunt halen.
U kunt de Interne Audits Gids hier downloaden.
Onderwerpen:
