De LMRA procedure in VCA: Hoe krijgt u uw collega's mee?

De LMRA is bij VCA-gecertificeerde bedrijven wel aardig ingeburgerd. Desondanks wordt wel eens getwijfeld aan het praktisch nut van het uitvoeren van de LMRA. Het is immers een extra handeling. Hoe zorgt u dat medewerkers zich toch bewust zijn van veiligheidsrisico's en het uitvoeren van een LMRA? We beschrijven de tips en tricks in deze blog.

Even opfrissen - Het wie, wat, waar, waarom en wanneer van de LMRA

Bent u VGM-coördinator binnen uw bedrijf, dan bent u er verantwoordelijk voor dat er een procedure of instructie is voor het uitvoeren van een Laatste-Minuut Risico Analyse door medewerkers, alvorens zij werkzaamheden aanvangen.

Een LMRA, of Laatste Minuut Risico Analyse, is een beknopte laatste check op de werkplek om vast te stellen of er risico's zijn op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu.

Waarom een LMRA procedure?

De LMRA helpt om de kans op incidenten te verkleinen. Doordat risico's in kaart worden gebracht, worden aangepakt en beheerst, zodat de veiligheid en gezondheid van de medewerker en zijn of haar omgeving niet in het geding komen. Situaties kunnen veranderen voor aanvang van werkzaamheden en soms kunnen gevaren en risico's op de werkplek alleen vroegtijdig worden gesignaleerd als men er bij stil staat. De LMRA helpt bij dit bewustzijn.

In de LMRA-procedure beschrijft u:

• de afspraken over het uitvoeren van de LMRA binnen de organisatie (wat is de instructie voor de medewerkers?)
• hoe en door wie deze methode aan de medewerkers bekend wordt gemaakt (hoe communiceert u wat men moet doen?
• hoe getoetst wordt dat LMRA’s in de praktijk worden uitgevoerd (denk bijvoorbeeld aan werkplekinspecties).

In de VGM Checklist Aannemers (VCA, versies 2008/5.1 en 2017/6.0) is het beschikbaar hebben van een LMRA-procedure en het uitvoeren van een LMRA door medewerkers een verplicht onderdeel. Dit geldt voor zowel VCA*, VCA** als VCA Petrochemie. Tijdens een VCA-audit voor certificering moet u dus ook kunnen aantonen dat deze procedure aanwezig is en de medewerkers de LMRA ook daadwerkelijk uitvoeren in de praktijk.

Waarom voer je een LMRA uit?

Medewerkers dienen de LMRA uit te voeren om na te gaan of van te voren ingeschatte risico’s en maatregelen kloppen met de situatie op de werkplek. Het doel van de LMRA is om te voorkomen dat gevaren en risico's kunnen leiden tot incidenten, door deze vroegtijdig te identificeren en waar mogelijk te elimineren. De LMRA zorgt er voor dat de medewerker even stil te staat bij risico's die bij de voorbereiding van de werkzaamheden nog niet zijn opgevallen. Voorkomen is tenslotte beter dan genezen en in het geval van ongevallen kan dat spreekwoord letterlijk geïnterpreteerd worden. Er wordt dus niet begonnen met het werk, als de gevaren niet geëlimineerd kunnen worden en de risico’s niet beheerst zijn.

Hoe wordt een LMRA uitgevoerd?

Een LMRA wordt in drie stappen doorlopen:

1. Beoordelen van de risico’s
   
   a. Welke risico’s zijn aanwezig?
   Is er bijvoorbeeld sprake van struikelgevaar, gevaar voor vallende voorwerpen, electrocutie of explosiegevaar? Is er gevaar voor knellen of stoten, of blootstelling aan gevaarlijke stoffen? Is er een gevaar voor milieuvervuiling? Oftewel, wat kan de medewerker tijdens het uitvoeren van de taak nog overkomen? Wat is het mogelijke gevolg daarvan en de kans dat dit effect zich voordoet?
   
   b. Heb ik de juiste kennis/informatie?
   Kent de medewerker zijn/haar taken, de inhoud van de TRA, werkvergunning en werkinstructie? Kent de medewerker de vluchtroutes, verzameplaatsen en locaties van nooddouches en brandblussers?
   
   c. Is voldaan aan de nodige voorwaarden?
   Hoe zijn de weeromstandigheden? Is het gereedschap in goede staat en gekeurd? Is de werkplek opgeruimd? Bieden de PBM voldoende bescherming? Is de werkplek voldoende verlicht?
   
   
2. Bepalen van maatregelen
   Welke maatregelen kunnen worden genomen om de nog aanwezige risico’s weg te nemen of aanvaardbaar te maken?
   
   
3. Uitvoeren van de maatregelen
   De medewerker neemt de nodige maatregelen om de nog aanwezige risico’s weg te nemen of aanvaardbaar te maken.

Wanneer wordt een LMRA uitgevoerd?

Een LMRA wordt op ieder moment van elke dag, op de werkplek en altijd direct voor aanvang van de werkzaamheden uitgevoerd. Een LMRA wordt door een medewerker uitgevoerd wanneer:

• de werkvergunning is vrijgegeven maar wel vóór aanvang van het werk
• tijdens het werk, wanneer de werkzaamheden of omstandigheden veranderen

Er kan altijd sprake zijn van gevaren en risico’s die niet direct met het werk te maken hebben, ook bij routine werkzaamheden, ondanks alle voorzorgmaatregelen in de vorm van Taak Risico Analyses, procedures, werkinstructies en werkvergunningen. Is een werkvergunning niet van toepassing, dan moet toch een LMRA worden uitgevoerd om risico's te kunnen beheersen. De risico’s kunnen voortkomen uit de werkzaamheden zelf, de werkplek, de werkomgeving, de werkcondities, de werkcomplexiteit en de milieuaspecten en kunnen per seconde veranderen. Dus ook na een korte pauze of voorval moet een LMRA worden uitgevoerd. 

Wie voert een LMRA uit?

De volgende personen voeren een LMRA uit:

• de houder van de werkvergunning samen met alle uitvoerenden
• uitvoerend personeel, alvorens men aan het werk gaat

Iedereen die op een locatie werkt is verantwoordelijk voor zijn eigen veiligheid, maar ook voor de veiligheid van zijn collega’s.

Wat ziet TÜV NORD in VCA-audits met betrekking tot de LMRA?

Op de mustvraag in hoofdstuk 2.3 van de VGM Checklist Aannemers 2008/5.1 & 2017/6.0: "Worden LMRA's uitgevoerd vóór aanvang van werkzaamheden?" zien we toch wel tientallen keren per jaar dat VCA gecertificeerde bedrijven tekort schieten in de LMRA.

Analyseren we de oorzaken van afwijkingen op deze paragraaf, dan gaat het over het algemeen niet over aanwezigheid van de LMRA-procedure of instructie, maar over het hanteren van de procedure en de uitvoering van de LMRA door de medewerkers.

Valkuilen bij LMRA tijdens VCA-audits

Het is lang niet altijd zo dat medewerkers zich niet bewust zijn van de LMRA-instructie, maar dat wil nog niet altijd zeggen dat ze zich er aan houden. Wat komen we zoal tegen in de praktijk?

Met enige regelmaat zien we dat ongekeurde arbeidsmiddelen (zoals ladders) worden gebruikt en het gebruik van bepaalde PBM (zoals gehoorbescherming) juist ontbreekt.

De oorzaken zijn eigenlijk vrijwel allemaal terug te brengen op:

1. Een ontoereikende instructie over LMRA
2. Onvoldoende controle/toezicht door leidinggevenden

De procedure kan dus wel op papier staan, maar u dient er wel voor te zorgen dat LMRA’s ook daadwerkelijk worden uitgevoerd en hier toezicht van leidinggevenden op plaatsvindt. 

Oplossingsrichtingen

U kunt aan verschillende oplossingsrichtingen denken om meer commitment te verkrijgen voor het uitvoeren en toezicht houden van LMRA. Bijna allemaal hebben ze betrekking op communiceren. Onderschat niet hoe belangrijk deze vaardigheid is voor het creëren van draagvlak voor KAM / VGM.

Begin bij de boodschap

Grijp iedere kans aan om uw successen op het gebied van VGM/KAM te communiceren naar medewerkers. Als het om veiligheid gaat, benadruk dan vooral hoe maatregelen (zoals LMRA) helpen de risico's te verminderen en niet "omdat het moet van VCA".

Ziet u in de cijfers ook verbetering terug, communiceer dit dan ook weer naar de medewerkers. U zult veiligheid continu onder de aandacht moeten blijven brengen om te zorgen dat het niet verwaterd. Dat brengt ons bij het volgende punt...

De kracht van herhaling, herhaling, herhaling

Herhaling van iedere boodschap is uitermate belangrijk, wilt u dat die beklijft. De theorie in de reclamewereld zegt dat u een boodschap minimaal 3 maal moet herhalen voordat deze bij uw doelgroep aankomt.

Dit betekent dat u dus wat reclame zult moeten maken om medewerkers bewuster te maken van LMRA. Denk bijvoorbeeld eens aan posters ophangen op locaties waar uw medewerkers dagelijks geconfronteerd worden met uw boodschap, of het publiceren van een artikel in het personeelsblad.

Toolboxes inzetten

Er wordt door bedrijven vaak gekozen voor toolboxmeetings om onderwerpen als de LMRA onder de aandacht te brengen en bespreekbaar te maken. Een toolboxmeeting is niets meer of minder dan een korte, periodieke vergadering bedoeld om veiligheidszaken op informele maar duidelijke wijze te bespreken. Ziet u dat medewerkers niet meer scherp zijn op het uitvoeren van bijvoorbeeld de LMRA, wijdt hier dan weer eens een toolboxmeeting aan.

De afkeer voor invulllijstjes

Ondanks dat een LMRA niet hoeft te worden vastgelegd, kiezen bedrijven er in bepaalde gevallen toch voor om de LMRA door medewerkers vast te laten leggen in een LMRA checklist. Weeg goed af of u hiermee uw doel bereikt, u kunt namelijk ook doorschieten in het documenteren. Het voordeel van een dergelijke registratie is dat u mensen kunt aanspreken op het niet invullen van de LMRA checklist, maar met de extra administratie die er bij het vastleggen komt kijken, creëert u ook niet optimaal draagvlak voor het onderwerp bij de medewerkers. Maak het uw medewerkers dus niet moeilijker dan het hoeft te zijn.

U kunt een LMRA checklist ook beperken tot enkel de controlevragen die u medewerkers helpen bij het identificeren van risico's: 

U doet er goed aan de controle-vragen te laten aansluiten bij uw organisatie en de (risicovolle) werkzaaheden die bij u worden uitgevoerd.

LMRA-kaartjes als een handzame geheugensteun

Hoe dan ook zullen uw medewerkers een geheugensteun nodig hebben om de LMRA te kunnen uitvoeren. Bedrijven hanteren daarom vaak LMRA-kaartjes die medewerkers bij zich dragen. De eerste keren doorloopt de medewerker de punten stap voor stap. Daarna is het de bedoeling dat het routine wordt.

Er zijn ook LMRA-apps beschikbaar, maar deze mogen niet altijd worden meegenomen naar de locatie van de (risicovolle) werkzaamheden. Een traditioneel LMRA-kaartje lijkt dus vooralsnog de beste oplossing.

Snel en eenvoudig uw medewerkers voorzien van LMRA-kaartjes

Toezien op toepassing van de LMRA wordt een stuk eenvoudiger met de juiste tools. Al jaren gebruiken daarom onze VCA-gecertificeerde klanten onze LMRA-kaartjes. Voorheen kon u ze afnemen tegen kostprijs, vanaf nu download u zelf de ontwerpen in PDF zodat u ze eenvoudig voor uw eigen medewerkers kunt bestellen.

Download de sjablonen voor uw eigen LMRA-kaartjes hier.

Onderwerpen:

Kennis van KAM Alle onderwerpen Normkennis VCA