Interne audits zijn enorm waardevol voor organisaties, omdat het de onzichtbare kansen opduikt en de groeikansen achterhaalt. U wilt kansen natuurlijk zoveel mogelijk aangrijpen! We zien toch nog regelmatig dat men het uitvoeren van interne audits ziet als noodzakelijk kwaad en een tijdrover. In dit blog geven we daarom 6 vergeten voordelen van interne audits, waardoor u herinnerd wordt aan de kracht van deze onmisbare managementtool.
Interne audits: het doel
Het doel van interne audits is o.a. om een uniforme werkwijze na te streven binnen uw bedrijf. Vaak betekent dit het opzetten en beoordelen van een managementsysteem, zoals ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement.
U kijkt met elkaar hoe er wordt gewerkt en of er verbeteringen mogelijk zijn. Maar als u het slim aanpakt, zijn er nog een aantal belangrijke dingen die u uit interne audits kunt halen.
De vergeten voordelen van interne audits:
1. U kunt kosten besparen
Interne audits geven u niet alleen een beeld van het functioneren van het managementsysteem, maar van de gehele interne organisatie. Dit wordt vaak vergeten, omdat de focus bijvoorbeeld op de norm ligt of specifiek op het managementsysteem. Kijk daarom ook organisatiebreed naar de inzichten die u tegenkomt tijdens een interne audit. Misschien komt u wel tot de conclusie dat de huidige werkprocessen efficiënter kunnen worden ingericht. En dat u onnodige schakels in processen kunt verwijderen, waardoor u kosten kunt besparen.
2. U versterkt uw rol binnen het bedrijf
Uw voornaamste doel van een interne beoordeling is om de organisatie verder te helpen. Scherpe verbeteringen voor de organisatie, zoals verbeterde werkwijzen, is hier een voorbeeld van. Echter wordt vaak vergeten dat een verbetering, een kostenbesparing of andere toevoeging ook iets doet met uw eigen rol. Hoe meer waarde u toevoegt aan de organisatie, hoe meer waarde en gewicht uw eigen rol krijgt. Zo kunt u uw eigen rol kracht bijzetten. Kijk daarom de volgende keer goed rond of u waardevolle aanpassingen ziet die u kunt aanstippen.
3. U krijgt bruikbare input en meer draagvlak
Een bekend gezegde is dat alles met aandacht mooier wordt. En groeit. Dit is precies wat een interne audit voor uw bedrijf kan betekenen. De interesse die u toont door mensen te vragen over het werk dat zij doen, geeft hen de kans hier met trots en enthousiasme over te vertellen. Deze betrokkenheid kan een flinke energie boost geven en men is direct gemotiveerd om iets terug te doen. U kunt denken aan waardevolle ideeën en inzichten voor verbeteringen, waar u eerder geen zicht op had (bottum-up principe). Daarnaast stimuleert u het draagvlak bij werknemers voor veranderingen.
4. U bent beter voorbereid op externe audits
Als het goed is geeft een interne audit een helder beeld van het functioneren van de organisatie. De balans is opgemaakt en u weet welke onderwerpen nog aandacht behoeven. Het geeft rust om te weten waar de zwakke plekken zich bevinden. U bent hierdoor veel beter voorbereid op een eventuele externe audit door een certificerende instelling. U weet namelijk van tevoren precies wat u op orde heeft (en wat niet). Zo komt u niet voor verassingen te staan.
5. U kunt onzichtbare schade tijdig beperken
Interne audits schijnen licht op mogelijke verborgen risico’s in de bedrijfsvoering. Door de risico’s zichtbaar te maken, kan het management tijdig bijsturen om de schade te beperken of zelfs voorkomen. U constateert bijvoorbeeld tijdens een interne audit dat de planningsmodule waarmee men werkt in een complexe Excel-sheet is gemaakt met wachtwoord beveiliging. U ontdekt bij navraag dat dit alles niet goed is gedocumenteerd en dat alleen het hoofd bedrijfsbureau de wachtwoorden kent. Alleen deze persoon weet hoe de formules en algoritmen tot stand zijn gekomen. Nog een voorbeeld is dat de organisatie een kennis en kunde matrix heeft opgesteld voor de functies. Hieruit valt af te leiden dat voor een aantal functies slechts één persoon gekwalificeerd is. Beide voorbeelden vormen een duidelijk risico voor de organisatie in geval van ziekte of vertrek van de medewerker.
6. U brengt positiviteit en motivatie teweeg
Het is goed om het uitgangspunt te hebben om afwijkingen op te sporen en te kijken naar wat er niet goed gaat. Want u wilt dit zo snel mogelijk tackelen en oplossen. Echter kunt u nog meer uit uw audits halen door uw kijk op ‘afwijkingen’ en hetgeen en niet goed gaat wat te verruimen. Gebruik interne audits daarom ook om te bevestigen wat goed gaat. Iedereen wordt blij van een compliment; ook dit kan een uitkomst zijn van een interne audit. U geeft op die manier een positieve draai aan uw inspectie, waarin men soms het gevoel kan hebben te worden ondervraagd.
Doe uw voordeel met de kennis van experts en verhoog uw toegevoegde waarde:
Nu u de voordelen van interne audits weer scherp heeft, staat u niets meer in de weg om hiermee zelf aan de slag te gaan. Hoe zorgt u ervoor dat u het meeste uit uzelf en de organisatie haalt? In onze ‘Interne Audits Gids: Voor het verhogen van uw toegevoegde waarde’ geven onze experts u praktische tips, tools en handvatten mee om uw toegevoegde waarde direct te verhogen.
Download de Interne Audits Gids hier.
Onderwerpen:
Kennis van KAM Alle onderwerpen ISO 9001 KAM-vaardigheden interne audit
