Het opstellen van een TRA en een VGM beoordeling van onderaannemers blijken volgens onze auditoren veelvoorkomende struikelblokken. Wat houden deze twee aspecten in en waar moet u op letten zodat u deze hordes overwint?
TRA
Een TRA, Taak-Risico-Analyse, is in de VCA terug te vinden in normeis 2.2. Doelstelling van deze normeis is: het ‘Vaststellen en beheersen van de VGM-risico’s van door het bedrijf uit te voeren werkzaamheden in een specifieke situatie/omgeving (werkplek).’ Het herkennen van risico’s is immers belangrijk. Zijn ze bekend, dan kunnen er maatregelen genomen worden om deze te beheersen. Hiermee wordt de kans op onveilige situaties verkleind.
Wanneer moet u een TRA opstellen?
- Als er werkzaamheden worden uitgevoerd met een hoog risico die niet reeds binnen bestaande werkprocedures of –instructies vallen of niet in de algemene RI&E zijn opgenomen
- Als er sprake is van werkzaamheden die voor het eerst worden uitgevoerd en waarvan de risico’s nog onbekend zijn
- Als werkprocedures worden geëvalueerd of als er nieuwe werkprocedures worden opgesteld.
Een TRA moet vervolgens ten minste de volgende aspecten bevatten:
- De verschillende taakstappen
- Risico’s en maatregelen per taakstap
- Uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van bij de uitvoering van het werk betrokken lijnfunctionaris die over voldoende kennis beschikt (of hier een beroep op kan doen)
- Instructie over TRA aan betrokken medewerkers
Wat beoordeelt de auditor m.b.t. de TRA?
Tijdens de audit zal de VCA-auditor een aantal documenten opvragen, namelijk:
- Richtlijn en methodiek taakrisico-analyse
- Actuele taakrisico-analyses (minder dan één jaar oud)
- Doeltreffendheid van maatregelen om risico's te beheersen
Indien deze documenten niet aanwezig of inhoudelijk niet akkoord zijn, kan de auditor normvraag 2.2. niet positief beantwoorden en zal dit dus leiden tot een tekortkoming.
Oefening baart kunst
Ook op een taakrisico-analyse is de alom bekende uitspraak ‘oefening baart kunst’ van toepassing. Wanneer u de methodiek vaker toepast, krijgt u meer inzicht in de risico’s en bent u professioneler met veiligheid bezig. Daarnaast wordt de werkwijze van het inventariseren, vaststellen en beheersen van risico’s steeds meer eigen en daardoor makkelijker toepasbaar.
Vaststellen VGM-systeem onderaannemers
In VCA-vraag 10.1 wordt behandeld of onderaannemers op de werkvloer voldoende kennis hebben van de VCA-eisen. Dus niet enkel de eigen medewerkers. Vraag 10.1 is een aanvullende (niet verplichte) vraag voor VCA** en een must (verplichte) vraag in VCA-P.
VCA is gebaseerd op de beheersing van VGM -Veiligheid, Gezondheid en Milieu- aspecten. Wanneer er onderaannemers worden ingehuurd, is het de bedoeling dat zij hier ook voldoende kennis van hebben. Zijn zij VCA gecertificeerd, dan is dat afgevangen. Zijn zij echter niet gecertificeerd, dan moet de onderaannemer aantoonbaar en toetsbaar maken dat ze een eigen systeem hebben waaruit blijkt dat ze de VGM-kennis bezitten of de onderaannemer dient betrokken te worden in het VCA-systeem van de aannemer.
De eisen voor onderaannemers gaan onder andere over het instrueren van eigen en tijdelijke medewerkers over de interne regels en procedures, goede communicatie van de VGM-zaken (bijvoorbeeld geen taalbelemmeringen) en up-to-date kennis. Daarnaast wordt er ook gekeken naar de VGM-opleidingen van de medewerkers.
Hoe stelt de auditor het VGM-systeem van onderaannemers vast? (VCA vraag 10.1)
De VGM beoordeling van de VGM-kennis van onderaannemers komt terug binnen hoofdstuk 10 in normelement 10.1. In dit normelement staat dat een organisatie ervoor moet zorgen dat de onderaannemer op de werkvloer voldoet aan alle van toepassing zijnde VCA-eisen.
De eenvoudigste manier om aan te tonen dat onderaannemers op de werkvloer voldoen aan de VCA-eisen, is het inschakelen van VCA-gecertificeerde onderaannemers. De auditor zal bij de klant het systeem voor borging hiervan toetsen (en middels een steekproef vaststellen of de onderaannemers als bedrijf daadwerkelijk over een geldig VCA-certificaat beschikken).
Indien onderaannemers niet gecertificeerd zijn dan moet op de werkvloer voldaan worden aan de VCA-eisen uit bijlage A. De auditor zal bij de klant het systeem voor borging hiervan (hoe de klant zelf toetst of onderaannemers aan deze bijlage voldoen) toetsen.
In die bijlage A komen de volgende VGM-aspecten terug:
- VGM-risicobeheer
- Opleiding voorlichting en instructie
- VGM-bewustzijn
- VGM-inspecties
- Bedrijfsgezondheidszorg
- Aanschaf en keuring van materialen, arbeidsmiddelen en PBM (Persoonlijke Beschermings Middelen)
- Inkoop van diensten
- Melding, registratie en onderzoek van incidenten
De gecertificeerde organisatie moet dus aan kunnen tonen dat de onderaannemers aan deze eisen voldoen. Indien een onderaannemer aangeeft te voldoen zal hier door auditor bij de gecertificeerde organisatie bewijs (in de vorm van documenten) opgevraagd worden. De onderaannemer hoeft dus niet VCA-gecertificeerd te zijn. Echter, moet de onderaannemer wel aantoonbaar maken de VGM-aspecten mee te nemen in zijn werkzaamheden. En dat vergt vaak veel tijd en energie. Wat wellicht ook meteen gestoken kan worden in VCA-certificering. Met certificering is namelijk meteen aantoonbaar dat er voldaan wordt aan het VGM-eisenpakket.
ZZP'ers inlenen
Naast onderaannemers worden ook vaak ZZP’ers ingeleend. Als deze worden ingeleend, worden zij binnen de VCA gezien als een tijdelijke medewerker. Volgens VCA** en VCA-P moet deze persoon dan beschikken over (minimaal) het diploma VOLVCA en moet hij of zij meelopen in het VCA-systeem van de te certificeren organisatie. De auditor zal dit o.a. toetsen door een diplomacheck van ZZP’ers en door te kijken naar de deelname van ZZP’ers aan bijvoorbeeld VGM-instructies en toolboxmeetings.
Indien een ZZP'er wordt ingeschakeld als onderaannemer dan dient de ZZP’er te voldoen aan de eisen in Bijlage B van de VCA-norm. In deze bijlage staat onder andere dat een ZZP’er dient te beschikken over een risico-inventarisatie en –evaluatie, voldoende gekwalificeerd dient te zijn en dat zijn of haar Arbeidsmiddelen en PBM gekeurd dienen te zijn conform de VCA-eisen. De auditor zal bij de te certificeren organisatie het systeem voor borging hiervan (hoe wordt getoetst of ZZP’ers aan deze bijlage voldoen) toetsen
VGM-beoordeling van onderaannemers
De VGM beoordeling van onderaannemers blijkt volgens onze auditoren vaak een horde. Een periodieke beoordeling van de ingeschakelde onderaannemers een verplichte vraag in VCA** en VCA-P. We zien dit terug in vraag 10.2: ‘Vindt gestructureerde beoordeling plaats van regelmatig ingeschakelde onderaannemers op basis van de VGM-prestaties?‘ Of de kennis aanwezig is, wordt dus gecheckt in 10.1, maar in 10.2 gaat het een stapje verder en wordt er dus gekeken naar de daadwerkelijke prestaties. Het gecertificeerde bedrijf wordt volgens deze vraag verplicht om dit te toetsen bij de onderaannemers (VCA** en VCA-P). Hoe wordt VGM toegepast? Door deze extra eisen op tafel te leggen voor onderaannemers is er meer duidelijkheid en betrouwbaarheid in de keten.
Wat beoordeelt de auditor m.b.t. de VGM-beoordeling van onderaannemers? (VCA vraag 10.2)
Regelmatig ingeschakelde onderaannemers moeten beoordeeld worden op VGM-prestaties op basis van vastgestelde criteria. Deze eisen zijn een procedure en beoordelingscriteria of een beoordelingsrapport, registraties van deze beoordelingen en een opgestelde en ook daadwerkelijk toegepaste lijst van goedgekeurde regelmatig ingeschakelde onderaannemers.
De documenten die daarvoor opgevraagd worden zijn:
- beoordelingsprocedure
- beoordelingsrapport(en)
- overzicht van goedgekeurde, regelmatig ingeschakelde onderaannemers
De reden dat veel bedrijven hiermee de mist ingaan is dat deze VGM-beoordeling een nieuwe verplichte vraag is binnen VCA**, sinds verschijning van de VCA 2017/6.0 die verscheen in 2018. Aangezien een VCA certificaat drie jaar geldig is, is het voor veel bedrijven een extra eis waar ze nu rekening mee moeten gaan houden.
Nog meer hordes overwinnen
Om u te waarschuwen voor veelvoorkomende valkuilen bij het VCA schema hebben we samen met onze leadauditor een trendrapport opgesteld. Daarin vertellen we u over de top 5 afwijkingen uit de VCA audits, waar ook de TRA (normeis 2.2) terugkomt. We vertellen u over de diepliggende oorzaken en delen slimme opstekers en praktijkvoorbeelden.
Download het complete Trendrapport hier.
Onderwerpen:
Kennis van KAM Alle onderwerpen Normkennis Certificeren KAM-vaardigheden VCA veilig werken bouw
