.jpg?width=513&name=Remote%20auditing%20(4).jpg)
Remote audits bestaan al een tijd, maar hebben de laatste tijd een versnelde adoptie ondergaan. Ze zorgen er nl. voor dat een audit doorgang kan vinden, ook met allerlei beperkingen maatregelen die in werking zijn. Remote audits zijn in veel situaties een prima alternatief voor een ‘reguliere’ audit. We delen de ervaringen van auditoren en klanten en zetten ook de belangrijkste ‘lessons learned’ voor u op een rij:
Even wennen
Het moet gezegd; een remote audit is voor zowel de klant als voor de auditor even wennen. De werkwijze is in theorie namelijk grotendeels gelijk, in de praktijk wordt dit vaak toch anders ingevuld. Ronald Gersdorf, Senior Lead Auditor zegt daar over: “Dat begint al bij de voorbereiding. Ik merk vaak dat klanten niet precies weten wat een audit op afstand inhoudt. Daarom heb ik van tevoren altijd even contact met de klant om de details af te stemmen. Daarbij leg ik uit hoe de audit zal verlopen en overleggen we bijvoorbeeld welke videobeltechnologie we gebruiken. De klant mag daarin beslissen. Ik kom soms situaties tegen waarin klanten niet gewend zijn om te videobellen, en nog geen software hebben geïnstalleerd. Daar besteden we dan in de voorbereiding aandacht aan, om ervoor te zorgen dat bij het begin van de audit dat geen obstakel meer is.”
Planning & Documentatie
Een ander belangrijk punt in de voorbereiding is de planning. De auditor zal aangeven aan de contactpersoon bij de klant met wie hij een interview wil doen. In tegenstelling tot fysieke audits (waar in veel gevallen bij iemand langs gelopen wordt en een aantal vragen worden gesteld) is het bij audits op afstand belangrijk om de interviews goed te plannen. Zo kunnen de personen die geïnterviewd worden op tijd ervoor zorgen dat ze klaar zijn en alle techniek goed werkt om het interview plaats te laten vinden.
Een ander verschil tussen reguliere en remote audits is dat er bij remote audits gevraagd kan worden om voorafgaand aan de audit bepaalde documentatie op te sturen. De auditor bereidt zich met deze documentatie voor op de audit, zodat hij tijdens de interviews meer de diepte in kan gaan. “Ik merk dat dat zowel door mezelf als door klanten als prettig wordt ervaren” aldus Gersdorf. Dat wordt bevestigd door Hans Albers, veiligheidskundige bij TWS Groep. “Het was wel even wennen, maar eigenlijk ging het verrassend goed”.
Geen standaard protocol
Alhoewel de audits op afstand in basis allemaal gelijk zijn, is de invulling per audit verschillend. Dat heeft te maken met zowel het verschil in klanten, als het verschil tussen auditoren onderling. De ene auditor begint vroeg, en deelt de dag in in blokken. Dan begint de dag bijvoorbeeld met 1,5 uur interview, waarna er een pauze wordt ingelast. In deze pauze werkt de auditor alvast aan zijn aantekeningen en rapportage, terwijl de klant eventuele to do’s uit het interview (zoals het opzoeken van documentatie die tijdens het interview ter sprake komt). Andere auditoren hanteren grotere ‘blokken’, bijvoorbeeld omdat het gewenst is om in groepen met meerdere personen het interview te doen. Uiteindelijk wordt de invulling bepaald in goed onderling overleg, zodat iedereen zich comfortabel voelt bij de audit.
De versnelde adoptie van remote audits heeft ervoor gezorgd dat in no-time veel ervaring is opgebouwd, en we dus ook hebben geleerd waar eventuele bottlenecks zitten. Een paar veelvoorkomende problemen (incl. oplossing) zijn:
- Akoestiek
Indien er gebruik wordt gemaakt van de microfoon van de laptop/tablet kan het geluid hol klinken, zeker als u zich in een gesloten ruimte bevindt. Het gebruik van een headset zorgt voor een veel betere kwaliteit van het geluid. - IT op orde
Zorg ervoor dat tijdens de voorbereiding de noodzakelijke IT voorzieningen aanwezig zijn, en test deze. Dat voorkomt dat u bij het begin van de audit nog snel moet zorgen dat alles naar behoren werkt, en daarmee dat u gestrest aan de audit begint. - Documenten delen
De auditor zal gedurende de audit registraties en/of documenten willen inzien. Bereid u hierop voor door te weten waar e.a.a. heeft opgeslagen. - We doen het samen
Veel klanten vinden deze nieuwe manier van auditen spannend, vragen zich af of het allemaal wel goed werkt en zijn daarom terughoudend. Onze auditoren nemen u mee in het proces, leggen uit wat er gaat gebeuren en geven u ook een belangrijke stem in het geheel. Na afloop van de audit zijn vrijwel alle klanten positief over het verloop!
Ook toepasbaar bij interne audits
Niet alleen externe audits worden steeds vaker op afstand uitgevoerd, remote audits zijn ook prima toepasbaar voor interne audits. Naast bovenstaande tips zijn er nog veel meer tips en trucs waar u rekening mee kunt houden bij uw interne audits. Onze specialisten ontwikkelden hiervoor de 'Interne Audits Gids: Voor het verhogen van uw toegevoegde waarde'. Deze gids staat boordevol handvatten en tips waarmee u uw toegevoegde waarde binnen uw organisatie kunt verhogen, en is gratis te downloaden.
Onderwerpen:
