Als zorgaanbieder heeft u eens in de zoveel tijd te maken met aanbestedingen vanuit de gemeente, zorgverzekeraar of andere partijen. Voordat u een aanbestedingsprocedure start, is het zaak goed af te wegen wat de kansen en risico’s zijn. Wij nemen er een aantal met u door.
Wat is een aanbesteding?
Een aanbesteding, ook vaker tender genoemd, is een traject waarbij een overheidsinstantie bekend maakt dat zij een opdracht willen laten uitvoeren. Bijvoorbeeld het leveren van hulpmiddelen, het bieden van jeugdzorg, maar ook andere vormen van zorg, zoals bijvoorbeeld thuiszorg. Een aanbesteding wordt in Nederland vaak aangekondigd via TenderNed. Via dat platform kunt u reageren en uiteindelijk een offerte insturen. Vervolgens zal de overheidsinstantie uw offerte beoordelen op de vooraf gestelde punten. Denk hierbij aan selectiecriteria als prijs, deskundigheid, grootte van de organisatie, plaats van vestiging, samenwerkingspartners en aantoonbaarheid van methodisch werken conform kwaliteitskaders.
Voordat u aan de slag kunt gaan met een aanbestedingsprocedure, zijn er een aantal kansen en risico’s waar u rekening mee kunt houden.
Kans: Registreren op een tenderplatform
Veel aanbestedingen in Nederland worden bekend gemaakt via een tenderplatform, daarnaast kunnen er per financier van zorg andere werkwijzen zijn. Inzoomend op het traject via het tenderplatform, is de eerste stap, na registratie op een tenderplatform, het aanmaken van een bedrijfsprofiel. Daarmee wordt u op de hoogte gehouden van nieuwe aanbestedingen die voor u mogelijk interessant zijn. Zo bent u op tijd op de hoogte van wanneer er een interessante aanbesteding gaat lopen. TenderNed is het Nederlandse aanbestedingsplatform. Wanneer een aanbestedingsbedrag boven een bepaald bedrag uitkomt, dan wordt er Europees aanbesteed. Oftewel dan mogen partijen buiten Nederland ook meedingen. Hiervoor is het platform TED. Dit komt in de zorg echter zelden voor.
Risico: Tijdrovende klus
Aanbesteden is vaak een tijdrovende klus. Het vereist allereerst een hoop rekenwerk of u aan de gevraagde eis kunt voldoen en tegen welke prijs. Daarnaast wordt in de aanvullende eisen vaak gevraagd om gedetailleerde antwoorden te geven op de gunningscriteria..
Hoeveel tijd aanbesteden kost is natuurlijk moeilijk te zeggen, dat hangt geheel van het project af. Wanneer u meer ervaring heeft met aanbesteden, zal het echter veel sneller gaan. U heeft immers dan al een flink aantal standaarddocumenten klaar liggen en weet u beter wat er verwacht wordt. In sommige gevallen kan het gunstig zijn, om al dan niet in groepsverband, het aanbestedingsproces uit te besteden. Belangrijk hierin is dat u zich vergewist of de beoogde leverancier van deze dienst in het bezit is van de benodigde kennis (inkoopkader, wet- en regelgeving) over uw doelgroep en ervaring heeft met aanbestedingsprocessen. Wellicht dat een van onze partners u hierin kan ondersteunen.
Kans: Groter bereik
Landelijke zorgverzekeraars, provincies of samenwerkende gemeenten die regionaal aanbesteden kunnen zorgen voor een groter bereik. Waarbij u bovendien voor dit grote bereik maar aan één pakket van eisen hoeft te voldoen. Wanneer de opdracht u gegund wordt, kunt u een grotere klantenkring opbouwen.
Risico: Diversiteit in eisen
Elke zorgverzekeraar heeft verschillende eisen en elke gemeente heeft ook weer haar eigen aanvullende eisen en formats etc. Kortom, het is belangrijk om zorgvuldig de kleine lettertjes te lezen. Een voorbeeld hiervan is het verplichte percentage SROI (Social Return on Investment), iets wat wij vaak terugzien bij gemeenten. Dit is een percentage van het personeelsbestand dat moet zijn opgevuld door medewerkers die vallen binnen de groep 'mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt'. Het is dan een afspraak om binnen een aanbesteding mensen met een kwetsbare arbeidsmarktpositie aan werkervaring te helpen. Andere voorbeelden om in aanmerking te komen voor een aanbesteding zijn: het verplicht gebruik van bepaalde instrumenten, een bepaald format in zorgdossiers, of een minimaal volume aan cliënten.
Kans: Langdurige aanbestedingen
Omdat aanbestedingen vaak voor een langere tijd worden uitgezet, biedt dit langdurige zekerheid wanneer de opdracht aan uw organisatie gegund wordt. Zo zien we bijvoorbeeld vaak dat er na gunning nieuw personeel aangenomen kan worden, want met het gunnen van die opdracht is er een zekerheid van activiteiten voor een aantal jaar lang. Wel kan dit voor iedere gemeente en/of zorgverzekeraar anders zijn, want soms worden overeenkomsten elk jaar opnieuw bekeken.
Risico: Prijs voor dienstverlening
Vaak wordt bij een aanbesteding de prijs vooraf vastgesteld. Het kan voorkomen dat een gemeente, zorgverzekeraar etc. de prijs aan de lage kant vaststelt. Het is van belang van tevoren goed helder te hebben of u de gevraagde dienstverlening kunt leveren tegen die prijs, want als u zich eenmaal heeft ingeschreven, gaat u akkoord met alle voorwaarden van de aanbesteding en dus ook met de prijs.
Wel zien we steeds meer gemeenten deze voorwaarden jaarlijks toetsen, in de vorm van een audit. Daarnaast is er volgens het wijzigingsbesluit uit 2017 aan het Uitvoeringsbesluit Wmo 2015 toegevoegd dat gemeenten een reële prijs moeten vaststellen voor het inkopen van zorg. Deze prijs moet overeen komen met de eisen die gesteld worden aan de kwaliteit van de dienst, zoals deskundigheid, continuïteit van de hulpverlening etc. Daarbij moet rekening gehouden worden met kosten personeel, overheadkosten, reis- en opleidingskosten, indexatie, etc.
Kans: Certificering
Een veelvoorkomende eis bij aanbestedingen is het hebben van een extern getoetst kwaliteitsmanagementsysteem. Wanneer u kiest voor een geaccrediteerde partner en voor een geaccrediteerd systeem, zoals ISO9001, NEN-15224 of HKZ certificaat, toont u aan dat u een betrouwbare partner bent, uw processen op orde heeft en inzicht heeft in de bedrijfsrisico’s.
Het is belangrijk om de tijd te nemen voor certificering. Voor een heel certificatietraject moet u namelijk al gauw een half jaar uittrekken. U implementeert hiermee namelijk vaak een heel nieuw managementsysteem. Het benodigde papiertje is pas het eind van het proces. Start hier dus ook tijdig mee, zodat dit geen hindernis meer is bij het inschrijven op een tender of overeenkomst met de zorgverzekeraar.
Zet alvast een eerste stap met certificering
Wanneer u met certificering aan de slag gaat, heeft u de eerste stap richting een aanbestedingsprocedure alvast gezet en verstevigt u alvast uw positie. Maar hoe start u hiermee, want welk managementsysteem is bijvoorbeeld geschikt voor uw organisatie? Daarvoor hebben we een handig stappenplan. Daarmee zet u de eerste rake stappen richting certificering en wellicht ook het verkrijgen van een aanbesteding en/of raamovereenkomst. Veel succes!
Onderwerpen:
