.jpg?width=550&name=Vacature_medewerker%20binnendienst%20(2).jpg)
Vaak ziet de buitenwereld alleen het resultaat van een audit. Een organisatie deelt trots het certificaat en onderschrijft hiermee haar kwaliteit. Maar wat we vaak niet zien, is de hele voorbereiding vooraf en de audit zelf. Want hoe ziet zo’n auditdag er in de zorg eigenlijk uit, wat kunt u verwachten?
Om een indruk te geven, lopen we een dag mee met een zorgauditor. Hoe ziet een werkdag van een auditor er eigenlijk uit?
''Op tijd de auto in met een voorraad koffie.''
Onze auditoren zitten door het hele land. ‘s Ochtends stappen zij al op tijd de auto in om naar de audit van die dag te rijden.
''Een goede voorbereiding ... ''
Vandaag staat er een audit bij een thuiszorgorganisatie op het programma, de auditor heeft de audit van tevoren goed voorbereid. De voorbereidingstijd wordt met name gebruikt om informatie te verkrijgen de organisatie. Hiervoor kijkt de auditor naar de intakegegevens die door de sales medewerker van TÜV NORD zijn uitgevraagd, de website en social media pagina’s van de organisatie en de gegevens via de Kamer van Koophandel. Daaruit wordt de volgende informatie gedestilleerd:
- De klantbelofte en het onderscheidend vermogen
- Het productportfolio
- Vestigingen en locaties
Dit legt de auditor vervolgens naast de voorlopige scope die is vastgesteld en kijkt of dit overeenkomt. Vervolgens bereidt een auditor het rapport nog voor, zodat het klaar staat om tijdens de audit in te vullen, worden er vragen voorbereid en het auditplan gemaakt.
''Altijd weer spannend die eerste kennismaking.''
De auditor is op tijd op locatie en checkt na het parkeren nog even de mail en belt een collega terug. Kwart voor negen belt de auditor aan bij de Thuiszorgorganisatie. Het eerste half uur wordt besteed aan kennismaken met elkaar en de organisatie. Van daaruit wordt de overstap gemaakt naar de invulling daarvan in het kwaliteitsmanagementsysteem.
''De audit is in volle gang.''
De rest van de ochtend worden beleidsmatig een aantal onderwerpen doorgenomen. Er is voldoende ruimte voor wederzijdse vragen. Kortom, de audit is in volle gang. Het blijft een uitdaging om het gesprek zo vorm te geven dat er sprake is van een gesprek met de nodige diepgang in plaats van een overhoring met een in te vullen checklist. Al is het onvermijdelijk om soms toch nog een aantal puntjes na te vragen, zodat naar eer en geweten gezegd kan worden dat de benodigde normelementen gezien zijn.
''Tijd voor lunch.''
Na een gemeenschappelijke lunch is het tijd voor het primaire proces. Hierbij kijkt de auditor samen met de medewerkers die vorm geven aan het primaire proces , in dit geval een verzorgende IG, naar de registraties (dossiers van cliënten). De dossiers worden beoordeeld op enerzijds of de vraag van de klant is opgenomen en het dossier is ingevuld zoals de organisatie zelf heeft beschreven en anderzijds of het voldoet aan geldende wet- en regelgeving en afspraken uit aangegane contractuele verplichtingen.
''Er zijn maar enkele verbeterpunten voor volgend jaar, dus helemaal top!''
In dit geval heeft onze auditor gezien dat de huidige werkwijze is verwerkt, in het eigen kwaliteitsmanagementsysteem (zeg wat je doet, en doe wat je zegt). Ook de registraties in de dossiers (output) zien er prima uit. Er blijken nog enkele verbeterpunten voor volgend jaar, maar dat komt helemaal goed. Het laatste uurtje besteedt de auditor aan het afmaken van het concept rapport. Hierin wordt een positief advies gegeven voor het afgeven van het certificaat. Het rapport wordt ter plaatse met de klant doorgenomen en er wordt een afspraak voor volgend jaar gemaakt. Na deze korte evaluatie wordt er afscheid genomen. ‘‘Het was weer een leuke audit!’’
''Ook mijn werkwijze wordt gecheckt.''
Bij TÜV NORD werken wij met een 4-ogen systeem, dat betekent dat het rapport van de auditor bij een certificatieaudit nog wordt nagekeken op processtappen en inhoud door een andere auditor. Pas daarna wordt de certificatiebeslissing genomen en zal de uitgifte van het certificaat plaatsvinden. Dit kan naar wens persoonlijk worden uitgereikt of wordt toegestuurd.
''Vanavond even de website bekijken van de organisatie waar ik morgen heen ga.''
Op weg naar huis heeft de auditor nog de kans om alles even te overdenken, gemiste telefoontjes terug te bellen en te overleggen met collega’s. En natuurlijk ook alvast met de gedachte bij morgen, wat staat er dan weer op het programma.
Bereid u voor op certificering
Voordat de daadwerkelijke audit kan plaatsvinden, gaat er een hoop werk vooraf. hoe start u met een kwaliteitssysteem? Daarvoor hebben we een handig stappenplan. Daarmee zet u de eerste rake stappen richting certificering en ziet u onze auditor binnenkort bij u op de stoep staan. Veel succes!
Download het stappenplan en ontdek krijg handvatten om met certificering aan de slag te gaan.
Onderwerpen:
