De norm HKZ Kleine Organisaties is herzien en wordt in februari 2021 gepubliceerd. De norm voldoet daarmee weer aan de meest actuele kwaliteitskaders en wet- en regelgeving. We informeren u graag over een aantal verschillen ten opzichte van de huidige versie:
Indeling HKZ Kleine Organisaties versie 2021
In deze blog hebben we de belangrijkste wijzigingen ingedeeld op basis van de hoofdstukken uit de norm zelf. We gaan hier uit van de indeling van de nieuwe norm (versie 2021) aangezien de indeling ook iets is gewijzigd:
- Hoofdstuk 1: Randvoorwaarden voor goede zorg en dienstverlening (o.a. contextanalyse, missie en visie, doelen en leiderschap)
- Hoofdstuk 2: Afspraken over de uitvoering van zorg en dienstverlening (afspraken over de werkwijze, personeel en hoofd- en onderaanneming waarbij natuurlijk de werkomgeving, materiaal en middelen worden meegenomen.)
- Hoofdstuk 3: Cliënt (met aandacht voor de informatievoorziening, individuele risicoanalyse en het zorgplan)
- Hoofdstuk 4: Leren en verbeteren (klassieke punten vanuit kwaliteitsmanagementsysteem komen naar voren. Zoals tevredenheid cliënt en medewerker inclusief inspraak en medezeggenschap en de analyse van incidenten en klachten die naast andere punten in de directiebeoordeling worden geëvalueerd.)
Randvoorwaarden
Er zijn een aantal zaken aangescherpt en uitgebreid in de randvoorwaarden van de HKZ Kleine Organisaties 2021. Zo is leiderschap toegevoegd, vergelijkbaar met wat we in andere HKZ normen ook terugzien. Er wordt gekeken of de leiding van de organisatie kwaliteit een warm hart toedraagt en een voorbeeld functie vervuld. Denk bijvoorbeeld aan het volgens procedure werken.
In de missie en visie (van uw organisatie) moeten zorgaanbod en kwaliteitsniveau prominenter worden benoemd. In de missie en visie legt u vast waarom en hoe u zorg verleent. Hierbij wordt verwacht dat u uw zorgaanbod vastlegt; op welke manier wilt u zorg gaan leveren en wat is daarbij voor u belangrijk, denk daarbij bijvoorbeeld aan het centraal stellen van de cliënt. De doelstellingen die gelieerd zijn aan deze missie en visie, dient u te evalueren. Aan de evaluatie van de doelstellingen dient u volgens de 2021 versie een frequentie te hangen. In de HKZ Kleine Organisaties 2010 versie stond dat u de evaluatie ‘regelmatig’ moest laten plaatsvinden, nu wordt er gevraagd om vooraf een termijn vast te leggen en dit ook op te volgen.
De HKZ Kleine Organisaties 2021 versie vereist bovendien expliciet dat u uitsluitingscriteria benoemt en deze ook communiceert. Bepaal welke zorg uw organisatie kan leveren op basis van het personeel en de kennis die u in huis heeft. Vergeet ook niet de doelgroepen waaraan u geen zorg kan leveren, omdat dit niet goed samengaat met uw primaire doelgroep of omdat u hiervoor de kennis of voorzieningen niet in huis heeft.
Nieuw toegevoegd is een contextanalyse, met andere woorden: Wie en wat heeft invloed op uw organisatie en wat voor maatregelen neemt u om hier op te anticiperen? Het is goed om te weten dat een vast onderdeel hiervan de invloed van wet- en regelgeving op uw organisatie is.
Niet nieuw is de risico inventarisatie. Echter, er zijn nu in de prospectieve RI&E bepaalde onderwerpen vastgelegd om te beoordelen:
- Cliëntveiligheid
- Beschikbaarheid deskundig personeel
- Continuïteit van zorg
- Invoer van voor de organisatie nieuwe zorgverlening
- Risico’s bij inkoop en uitbesteding
- Toetsingskader
- Privacy en informatiebeveiliging
- Werkomgeving
Afspraken over zorg en dienstverlening
We willen de volgende aspecten toelichten uit dit hoofdstuk die in de HKZ-norm voor Kleine Organisaties in de 2021 versie zijn gewijzigd:
- Bij personeel is er meer aandacht voor de verhouding geschoold personeel en cliënten-populatie. Daarnaast is vanuit de wet- en regelgeving de Vergewisplicht (onderdeel Wkkgz) opgenomen. Dit is bedoeld om zeker te stellen dat er geen medewerkers aangenomen worden die bij een vorige werkgever hun beroep niet naar eer en geweten hebben uitgevoerd.
- In zorgland wordt er veel met hoofd- en onderaannemers gewerkt. Belangrijk daarbij is dat afspraken contractueel vastgelegd zijn, met aandacht voor:
- Kwaliteit en eindverantwoordelijkheid van de geleverde zorg.
- Gebruik en beveiliging zorgdossier.
- Beoordeling kwaliteit van geleverde zorg en dienstverlening.
- Hetzelfde geldt bij inkoop van producten en diensten, waarbij rekening gehouden moet worden met:
- Afspraken ten aanzien van de eisen zijn bekend bij de leveranciers van de producten en diensten.
- Afspraken worden geëvalueerd en zo nodig aangepast.
- De organisatie heeft vastgesteld hoe vaak en op welke manier deze evaluaties gedaan worden.
- En natuurlijk wet- en regelgeving en kwaliteitskaders
- Onderhoud is en blijft een vast onderdeel van uw organisatie. Daarom zorgt u ervoor dat er een onderhoudsplan aanwezig is op basis van prospectieve RI&E en wet- en regelgeving.
Cliënt
In dit hoofdstuk zijn transparantie en cliëntveiligheid de sleutelwoorden. We komen in hoofdstuk 3 geen grote veranderingen tegen. Toch vinden we het belangrijk om nog een paar zaken te benadrukken.
- U dient een individuele risicoanalyse vast te leggen met aandacht voor o.a. aanpassing bij veranderingen, methodieken vanuit toetsingskader en maatregelen.
- Er moet een zorgplan worden opgesteld conform de branche richtlijnen waarin in ieder geval is verwerkt:
- De toestemming van de cliënt voor de samen gekozen zorg- en dienstverlening.
- De resultaten van de zorg- en dienstverlening.
- De ervaringen van de cliënt.
- Het zorgplan is opgesteld met inachtneming van de individuele RI&E, de evaluatie frequentie is vastgesteld, de uitkomst wordt vastgelegd. Bijstelling wordt uitgevoerd indien van toepassing.
Leren en verbeteren
Ook dit hoofdstuk was er al. Leren en verbeteren zijn immers een essentieel onderdeel van een kwaliteitssysteem. Het hoofdstuk is wel aangescherpt. Onder andere ten aanzien van incidenten, calamiteiten en klachten. Daarbij zijn de wettelijke regelingen aan de norm toegevoegd:
- Het aanstellen van een klachtenfunctionaris en u bent aangesloten bij een geschillencommissie.
- Communicatie omtrent het melden van incidenten aan cliënten.
- Melding aan bevoegd gezag.
Ook de organisatie beoordeling is ietwat aangescherpt. Het was al onderdeel van de norm maar daarbij zijn nu de volgende onderdelen expliciet verplicht:
- Het effect van genomen maatregelen om met risico’s en kansen om te gaan.
- Het bereiken van de vastgestelde doelen.
- De kennis, deskundigheid en ervaringen van de medewerkers.
- De analyse van de cliëntervaringen.
- De actualiteit van de analyse van de signalen, incidenten, calamiteiten en klachten.
Overgang naar de HKZ Kleine Organisatie 2021
Er volgt een periode waarin u over kunt stappen naar de nieuwe versie. Voor alle certificaathouders geldt een overgangsperiode tot 5 oktober 2023. Op deze datum vervallen alle certificaten op basis van de HKZ Kleine Organisaties 2010 en moeten alle organisaties zijn overgestapt naar de nieuwe versie.
Aan de slag
Bij het succesvol opzetten of verbeteren van een managementsysteem komt veel kijken. Vooral als een norm gewijzigd is, is dat het moment om met verbetertools aan de slag te gaan. In de Gids voor het succes van de KAM-coördinator bespreken we alle aspecten van het vakgebied in één document. Zodat u scherper bent op alle factoren die bepalend zijn voor het behalen van uw doelstellingen en de toegevoegde waarde van uw KAM-functie bewijzen.
Download de gids voor het succes van de KAM-coördinator hier.
Onderwerpen:
Kennis van KAM Alle onderwerpen Certificeren ISO 9001 HKZ zorg
