Als interne auditor is uw belangrijkste taak om te luisteren. Het is niet voor niets dat het woord ‘audite’ in het latijn ook ‘luisteren’ betekent. Maar hoe zorgt u ervoor dat u de informatie op de juiste manier overdraagt aan de organisatie? Kortom, hoe gaat u om met de verslaglegging van interne audits en het auditrapport? In dit blog geven we 13 do’s en don’ts van het rapporteren van interne audits om uw rapportage tot een succes te maken.
Interne audits rapporteren – de voorbereiding
Begin uw interne audit altijd met een korte rondgang over de afdeling. Dit geeft een beeld van wat er speelt en vaak komt u direct dingen tegen waar u vraagtekens bij heeft. Dit biedt een ideaal startpunt voor een gesprek waarin u hierop gaat doorvragen.
Bereid altijd 5 steekwoorden (vragen) voor – per geïnterviewde - die u zeker wilt behandelen. Een gesprek kan soms heel anders lopen dan gepland en dit kan ervoor zorgen dat u de draad even kwijt bent. Het is dan prettig om voor uzelf altijd terug te kunnen vallen op de belangrijkste punten, zodat u naderhand niet met lege handen komt te staan
Het auditrapport dient een aantal standaard zaken te bevatten, zoals:
- Wie u heeft gesproken
- Het audit onderwerp of thema
- Welke afdeling u heeft beoordeeld
- De datum
De volledige richtlijnen vindt u ook terug in de ISO 9011 norm.
De do’s & don’ts van rapporteren tijdens de interne audit
Do’s
- Aantekeningen maken kunt u op verschillende manieren doen. Op een notitieblok of op een laptop. Zorg er in ieder geval voor dat u het bij trefwoorden en steekwoorden houdt. Volzinnen of gedetailleerde verhalen zorgen alleen maar voor veel tekst waarin weinig wordt gezegd. Het auditrapport bevat enkel de essentie.
- Maak gebruik van symbolen. Het kan gebeuren dat er in een gesprek iets ter sprake komt waar u niet direct antwoord op krijgt. U heeft hier bijvoorbeeld iemand van een andere afdeling voor nodig. Het gebruik van symbolen helpen u overzichtelijk te houden welke zaken nog een staartje krijgen. Gebruik hier bijvoorbeeld een vraagteken (?) voor. En gebruik een uitroepteken (!) voor opvallende zaken waar u nog op terug wilt komen.
- Laat uw gesprekspartner zoveel mogelijk zelf tot inzichten komen tijdens uw gesprek. Dit helpt om hen suggesties te laten doen voor verbetering en de leiding te nemen over het probleem. De kans is groter dat zij de verbetering ook daadwerkelijk zullen doorvoeren wanneer de interne audit is gerapporteerd en de acties zijn opgesteld.
Don'ts
- Tijdens uw audit aantekeningen maken zonder uitleg te geven wat u precies noteert. Mensen kunnen hierdoor snel het gevoel krijgen dat zij iets verkeerd doen, of dat u alleen dingen opschrijft die fout gaan. Dit helpt u niet om mensen op hun gemak te stellen. Leg daarom op voorhand even uit dat u algemene notities maakt van het gesprek.
- Uw taak is het voeren van een gesprek, te luisteren en observeren. Voorkom daarom dat uw focus ligt op het maken van notities en wat er in de norm staat. Ja, het is belangrijk dat u de elementen uit de norm meeneemt. Maar het contact dat u met iemand maakt en de non-verbale communicatie en interactie die hier hiermee gepaard gaan, geven informatie van onschatbare waarde.
- De geïnterviewde in het ongewisse laten wanneer u de audit af rond. Het is voor de persoon in kwestie vaak gissen hoe u het gesprek ervaren heeft. Was het positief? Zijn er verbeterpunten? Is alles wel duidelijk overgekomen? Dit zijn allemaal vragen waarmee u uw gesprekspartner achterlaat. Geef daarom altijd een korte samenvatting en check direct of u alles goed begrepen heeft.
De do’s & don’ts van het auditrapport schrijven (na de interne audit)
Do's
- Benoem na afloop van de interne audit wie de actienemers zijn en neem dit ook op in het auditrapport. Benoem hierbij ook binnen welke termijn de acties afgerond moeten zijn.
- Maak de essentie van het auditrapport direct helder. Hiermee brengt u de boodschap sterk over. U kunt dit doen door te beginnen met de conclusie.
- Spreek in de taal van de organisatie. Beschrijf in begrijpelijke taal wat u heeft waargenomen en kijk uit met normjargon. Het kan afschrikken en niet iedereen kan normterminologie interpreteren. U wilt uiteindelijk de aandacht vestigen op verbetering. Geef uw collega’s daarom de kans de situatie eerst te doorgronden en begrijpen waaróm er iets moet veranderen. Wilt u toch normparagrafen opnemen in het auditrapport voor uw eigen overzicht? Vermeld deze dan eventueel in kleine letters zodat de focus hier niet op ligt.
- Werk het auditrapport het liefst dezelfde dag nog uit. Na verloopt van tijd is er een kans dat u de betekenis van uw eigen steekwoorden kwijt bent en dan wordt het lastig de boodschap krachtig over te brengen. Dit is zonde van de tijd.
- Denk kritisch na aan wie u het rapport gaat overhandigen. Is het nodig om het rapport te bespreken voordat u het gaat uitreiken? Gaat u het alleen naar de actienemers sturen of ook naar andere betrokkenen? Bedenk dat irrelevante informatie op termijn steeds minder aandacht krijgt. Wees daarom selectief en ga na wat relevant is voor de ontvanger.
- Maak slimme referenties van de actielijst naar het auditrapport. Dit bespaart u in een later stadium veel tijd. De kans is groot dat u nog eens de vraag krijgt om de grondslag van actie te laten zien (bijv. tijdens een externe audit). Leer uzelf daarom direct aan om hier een methode voor in te bouwen, zodat alle bevindingen herleidbaar zijn. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door de afwijkingen en de acties te nummeren en ze op die manier aan elkaar te verbinden.
Don'ts
- Menselijke fouten komen in veel gevallen voort uit organisatorische fouten. Bijvoorbeeld omdat de structuur op een bepaalde manier is ingedeeld. Vermeld daarom in het auditrapport niet dat de mensen die u gesproken heeft iets fout doen. Spoor liever eerst de oorzaak op en kijk waar het probleem zijn grondslag vindt. Vaak komt u tot de ontdekking dat de oorzaak dieper ligt (bijv. op organisatieniveau).
- Neem het vervolg op de acties uit de interne audit niet op in het auditrapport. Het is onoverzichtelijk wanneer opvolgacties in het auditrapport staan, omdat u de acties (als het goed is) continu bijwerkt. De actielijst is als het ware een levend document, in tegenstelling tot het auditrapport. Maak het uzelf daarom niet te moeilijk en houdt de acties bij in een separate lijst.
Loop met praktische tools en handvatten van experts weg
U wilt natuurlijk zoveel mogelijk waardevolle input leveren aan de organisatie, zodat u écht waarde kunt toevoegen. U wilt slim omgaan met uw tijd en tegelijkertijd de diepgang opzoeken. Hoe houdt u beide in balans? De ‘Interne Audits Gids: Voor het verhogen van uw toegevoegde waarde’ bevat de praktische tools en handvatten om u hierbij te helpen. Het bevat o.a. kennis uit trainingen die u direct kunt toepassen in de praktijk. Succes!
U kunt de Interne Audits Gids hier downloaden.
Onderwerpen:
