Bent u werkzaam in het vakgebied Kwaliteit, Arbo en Milieu? Dan krijgt u ongetwijfeld te maken met het uitvoeren van interne audits. Dit betekent dat u verantwoordelijk bent voor het organiseren van gesprekken met collega’s en het opzetten van een gedegen aanpak. U krijgt hier vaak beperkt de tijd voor en bovendien vragen andere taken ook tijd en aandacht. Hoe zet u uw tijd zo effectief mogelijk in zonder aan resultaat in te boeten? In dit blog geven we 5 tips hoe u effectief te werk gaat.
Wat is een interne audit?
De functie van een interne audit is om verbeterpunten te signaleren. Vaak wordt het ingezet als managementtool om te toetsen of het managementsysteem aan de eisen voldoet, zoals bij een kwaliteitsmanagementsysteem volgens de NEN-EN-ISO 9001 norm. Maar het is ook een uitstekende tool om vast te stellen of afspraken en beleid worden nageleefd en om te achterhalen of werkzaamheden efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Maar het is ook een uitstekende tool om vast te stellen of afspraken en beleid worden nageleefd.
In de NEN-EN 19011:2018 staan richtlijnen en handvatten om interne audits binnen uw organisatie of uw functie beter te kunnen organiseren.
Gaat u een managementsysteem beoordelen? Dan kunt u de eisen uit de norm bijvoorbeeld opnemen in een excel document. Dit kunt u als basis gebruiken voor uw rapportage.
Voor ISO 9001 hebben we al een template samengesteld, zodat u direct kunt beginnen.
Hoe ziet een interne audit proces eruit?
Een interne audits proces, van informatie verzamelen tot de formulering van de auditconclusies, ziet er als volgt uit:
5 tips voor het effectiever uitvoeren van een interne audit
1. Begin bij de basis
Om effectief om te gaan met uw tijd is een goede basis nodig. Onderzoek daarom allereerst welke risico’s een rol spelen binnen uw organisatie. Vanuit hier kijkt u welke interne processen hierbij betrokken zijn. Ook stelt u een (onafhankelijk) audit team vast waarmee u de interne audits voorbereidt en uitvoert.
2. Bepaal uw doel
Het doel van uw interne audit bepaalt de stappen die nodig zijn om tot een succesvol resultaat te komen. Om te voorkomen dat u onnodige zijwegen inslaat is het goed om hier op voorhand bij stil te staan. Gaat u de interne audit inzetten om risico’s te minimaliseren? Of wilt u een procedure beoordelen? Stel uzelf de vraag: Wat ga ik doen? En waarom ga ik dit doen? Dit schept duidelijkheid en kadert uw werkveld.
3. Stel prioriteiten
Gaat u de interne audit inzetten om risico’s te beoordelen om ze uiteindelijk in te perken? Dan komt u ongetwijfeld meer dan één risico tegen. Breng daarom een prioriteit aan. Weeg ieder risico af en bepaal, aan de hand van de doelstellingen van uw organisatie, waar de focus ligt. Maak bijvoorbeeld een top 3 en begin bij het risico dat volgens u de meeste aandacht vereist.
4. Stel vast wie u gaat betrekken bij de interne audit
Stel in de beginfase vast wie u bij het uitvoeren van interne audits gaat betrekken, zodat de betrokken partijen hier rekening mee kunnen houden in hun eigen planning. Wie u gaat betrekken bij uw audit is mede afhankelijk van het aantal werknemers, afdelingen en vestigingen van uw organisatie. Bepaal daarom welke vestigingen en afdelingen een rol spelen bij het onderwerp dat u wilt auditeren en hoeveel werknemers er werkzaam zijn binnen deze afdelingen. Het zal u helpen een scherper beeld te krijgen van de ‘scope’ van uw audit, hoeveel tijd er nodig is om met iedereen in gesprek te gaan en welke auditwijze passend is.
5. Deel de interne audits op in thema's
U wilt het liefst een zo groot mogelijk gebied afdekken tijdens een interne audit. Een breed onderwerp kiezen lijkt dan een logische stap. Dit betekent echter dat de interne beoordeling weinig ruimte laat voor diepgang. Zorg er daarom voor dat u hier een balans in vindt. Themagericht auditeren is hiervoor een uitstekende werkwijze. Het biedt de gelegenheid om door te vragen én u kunt afwisseling aanbrengen in de onderwerpen zodat het zowel voor u als uw collega’s leuk blijft.
Ontdek slimme tools en tricks: Download Interne Audits Gids
U wilt een nuttige bijdrage leveren aan de organisatie en dit geldt ook voor uw interne audits. Maar hoe zorgt u dat u het gewenste resultaat naar boven haalt? En hoe gaat u effectief om met de tijd die u krijgt? Onze specialisten geven regelmatig trainingen over dit onderwerp en hier kunt u direct van meeprofiteren. Zij hebben de ‘Interne Audits Gids: voor het verhogen van uw toegevoegde waarde in KAM’ samengesteld waarin zij waardevolle tools en tricks bundelen. U kunt er direct mee aan de slag. Succes!
Download de Interne Audits Gids hier.
Onderwerpen:
Kennis van KAM Alle onderwerpen Certificeren KAM-vaardigheden interne audit
