Aankomend jaar komt er een nieuwe editie van de NEN 4400-1 uit. Dat betekent dat de inspectiecyclus er voor SNA-gecertificeerd organisaties nét wat anders uit gaat zien. Die verandering vindt voornamelijk plaats in de inspectie volgend op de volledige inspectie. In dit blog bespreken we de belangrijkste vragen die naar voren komen bij deze verandering.
Wat verandert er in de SNA norm?
Een belangrijke wijziging is dat de inhoud en omvang van de inspectie die volgt op de volledige inspectie een uitkomst is van de volledige inspectie. Voorheen volgde op de volledige inspectie normaliter een verkorte inspectie. Bij de verkorte inspectie werd vervolgens een vaste set normeisen getoetst. Nu zal de uitkomst van uw volledige inspectie de duur en inhoud van een tussentijdse inspectie bepalen.
De nieuwe vervolginspectie is gebaseerd op het “risico-gericht inspecteren” principe, waarbij de focus dus komt te liggen op de risico’s waar uw organisatie gevoelig voor is. Tijdens de volledige inspectie zullen risicogebieden worden geïdentificeerd en wordt er gekeken of er goedwerkende procedures aanwezig zijn om het risico op non-conformiteiten tegen te gaan. Bij de vervolginspectie zullen dan indien er tijdens de volledige inspectie non-conformiteiten zijn vastgesteld extra aandacht worden besteed aan het inspecteren van de gebieden waarop de non-conformiteiten zijn vastgesteld en op de geïdentificeerde risico’s bij de organisatie.
Vervolginspectie langer of korter op basis van risico’s
De nieuwe vervolginspectie sluit dus beter aan bij uw organisatie en de risico’s die er zich binnen uw werkveld kunnen voordoen. Dit betekent ook dat zo’n vervolginspectie afhankelijk van de uitkomst van de volledige inspectie langer of korter kan zijn dan de verkorte inspectie die voorheen volgde op een volledige inspectie.
Tijdens een vervolginspectie zal altijd een algemene toetsing plaatsvinden. Hierbij zal een vaste beperkte normenset aan algemene eisen worden beoordeeld. Afhankelijk van de uitkomst van de volledige inspectie zal de beoordeling uitgebreid worden naar de beoordeling van normelementen die samenhangen met de aanwezige risicogebieden en/of de normelementen waarop non-conformiteiten zijn vastgesteld. Deze kan aangevuld worden op basis van behoeften die voortkwamen uit de afgelopen volledige inspectie.
Het risico-gericht inspecteren betekent dat bij een organisatie die gevoelig is voor veel risico’s de inspectie omvangrijker zijn, omdat al die risicogebieden onderzocht worden. Daarentegen zal een organisatie waarbij geen afwijkingen of non-conformiteiten geconstateerd zijn, wellicht een kortere vervolginspectie kunnen verwachten dan voorheen.
Wat blijft hetzelfde in de SNA norm?
De normenset waaruit de NEN 4400-1 bestaat is inhoudelijk nagenoeg niet gewijzigd. Bij de volledige inspectie zullen inhoudelijk dezelfde elementen getoetst worden als voorheen. Wel zijn de afzonderlijke normelementen opnieuw genummerd en zijn enkele normelementen zijn samengevoegd. Met het oog op de vervolginspectie heeft er een herziening van de waardering van normeisen plaatsgevonden. Daarnaast zijn de normelementen geclusterd in een drietal modules. Module 1 betreft het algemene deel, module 2 betreft het ter beschikking stellen van arbeid en module 3 betreft het aannemen van werk.
Wanneer gaan deze veranderingen in?
Per 1 februari 2023 zal deze aanpassing met een overgangsperiode in werking treden. Organisaties waarbij de eerstvolgende geplande inspectie een volledige inspectie betreft zullen bij deze volledige inspectie direct getoetst worden op de nieuwe norm.
Indien de eerstvolgende geplande inspectie een verkorte inspectie betreft zal een overgangsregeling van toepassing zijn. Tijdens de verkorte inspectie zullen de normelementen die normaliter in de “oude” norm getoetst werden ook nu getoetst worden. Echter er zal door de inspectie-instelling gerapporteerd worden vanuit de “nieuwe” norm waarbij de nummering van de normeisen van de “nieuwe” norm zal worden gehanteerd. Bij de eerstvolgende volledige inspectie zullen deze organisatie getoetst worden op de nieuwe norm.
Waarom wordt de SNA norm aangepast?
De risicogerichte inspectiewijze komt voort uit de wensen van stakeholders om meer maatwerk te kunnen leveren. Voorheen werd altijd getoetst op een vaste normenset waarbij er weinig ruimte en tijd was om de bij een organisatie aanwezige specifieke risico’s met de gewenste diepgang te inspecteren. Die inspecties bleken in de praktijk veelal om dezelfde onderwerpen te gaan en waren daardoor niet goed individueel ingericht.
De aanpassing is dus voornamelijk bedoelt om de gewenste diepgang in de inspectie te kunnen aanbrengen op de aanwezige risico’s en zodoende de inspectie kwalitatief te verbeteren.
Wat kunt u zelf doen om goed voorbereid te zijn op de nieuwe SNA inspecties?
Tijdens een volledige inspectie worden door de inspecteur de aanwezige risico’s geïdentificeerd. Ook kijkt de onderneming naar de aanwezige procedures. Indien procedures op een bepaalde risicogebied schriftelijk zijn vastgelegd wordt dit gezien als een risico verlagende factor. Dit zal vervolgens van invloed zijn op de te inspecteren risico’s tijdens de vervolg inspectie.
De herziening zodoende vereist niet per definitie extra voorbereiding, of huiswerk, voor uw organisatie. Wel zou u eventueel stil kunnen staan bij de aanwezige procedures in uw organisatie. Zo voorkomt u wellicht een afwijking of non-conformiteit die tijdens de vervolginspectie onderzocht moet worden.
Meer weten over de nieuwe SNA norm?
Heeft u andere vragen die we niet besproken hebben, of wilt u meer informatie over deze aanpassingen? Neem contact op met onze TÜV deskundigen.
Onderwerpen:
