De MVO-Prestatieladder geeft u handen en voeten om aan de slag te gaan met de invulling van de maatschappelijke betrokkenheid van uw organisatie. Met de ladder kunt u aantoonbaar maken dat u daadwerkelijk uw MVO maatregelen in de praktijk brengt om zo uw MVO doelen te bereiken. Zo streeft u uw MVO doelen op een structurele manier na. Maar hoe zet u dit MVO kwaliteitsmanagementsysteem op touw? Met de volgende 9 stappen nemen we u mee in het certificeringsproces en kunt u vervolgens goed voorbereid aan de slag met certificering.
Stap 1: Stel een MVO beleid op in het verlengde van de missie, visie en strategie van uw organisatie
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is niet iets wat in een afzonderlijk project opgepakt kan worden, maar het is iets dat in de activiteiten van een bedrijf geïntegreerd moet zijn. Daarom is het belangrijk dat het MVO beleid aansluit op uw missie, visie en strategie; de grondslag van uw organisatie. MVO wordt zo geïntegreerd in uw bedrijfsvoering.
Stap 2: Bepaal en prioriteer uw MVO thema’s
De MVO-Prestatieladder bestaat uit 31 thema’s verdeeld in 7 kernthema’s. Als organisatie moet u minimaal 7 thema’s kiezen - minimaal één uit ieder kernthema - waarmee u aan de slag gaat. De keuze bepaalt u door uw organisaties relevantie voor ieder van de 31 thema’s (te vinden in bijlage 1 van de MVO-Prestatieladder) te bepalen. Het bepalen van de relevantie van de thema’s doet u als organisatie niet in uw eentje, maar met de relevante stakeholders.
Stap 3: Stel uw doelen en bepaal uw 0-punt
Gaandeweg is er al een hoop duidelijk geworden over de MVO aanpak van uw organisatie. Allereerst hoog over in uw missie en visie, wat wordt verduidelijkt met uw MVO beleid. En door het prioriteren van thema’s uit de vorige stap, wordt dit nog duidelijker.
Vervolgens is het tijd om de gekozen thema’s verder uitwerken in concrete - inhoudelijk te bereiken - doelstellingen. Daarbij moet per materieel of relevant thema vastgesteld worden wat de ambitie en doelstelling is van de organisatie, in welke verhouding de doelstelling staat tot de verwachtingen van stakeholders en tot de huidige stand van zaken in de branche. Natuurlijk dient u rekening te houden met relevante functies, relevante niveaus, compliance verplichten, kansen en risico’s.
Stap 4: Stel een Plan van Aanpak op
Voor zowel het opstellen en implementeren van het MVO managementsysteem als voor de MVO-doelen is het nodig een plan van aanpak op te stellen. Waarbij er één actieplan moet komen voor het opstellen en implementeren van het management systeem en één actieplan voor de uitvoering van de maatregelen om de doelstellingen te bereiken.
Meer weten over het opstellen van een Plan van Aanpak voor uw MVO Managementsysteem. Check ons uitgebreide MVO Prestatieladder Stappenplan
Stap 5: Communiceren
Een van de kernelementen van de MVO Prestatieladder is de communicatie met interne en externe stakeholders. Goede communicatie naar alle belanghebbenden is immers cruciaal voor het goed uitvoeren van uw managementsysteem. Daarvoor kunt u een communicatieplan opstellen.
Stap 6: Doelen monitoren
Voordat een managementsysteem beoordeeld kan worden, moet het systeem minimaal 3 maanden in werking zijn. Daarvoor moeten de benodigde processen vastgesteld, geïmplementeerd, beheerst en onderhouden worden. Documentatie biedt uitkomst om vast te stellen of de processen uitgevoerd zijn zoals gepland. Daarmee kan beoordeeld worden of het systeem goed geïmplementeerd is. Door het proces goed te monitoren, meten, analyseren en te evalueren kunnen wijzigingen beheerst worden en consequenties van onbedoelde wijzigingen bijgestuurd worden.
Stap 7: Check uw managementsysteem met interne audits
De monitoring van uw doelstelling kan al aanleiding geven voor bijsturing van uw managementsysteem, maar verbetermogelijkheden kunnen vanuit verschillende hoeken worden aangereikt. Denk bijvoorbeeld aan interne audits. Een goed middel om uw geïmplementeerde managementsysteem te onderwerpen aan een toets.
Stap 8: Directiebeoordeling
De directiebeoordeling, ook wel ‘management review’ genoemd, is de beoordeling van de effectiviteit van uw systeem door het (top)management van uw organisatie. Hiermee stelt de directie vast of het MVO-managementsysteem ondersteunt in het behalen van de beoogde doelstellingen. Directiebeoordelingen zijn heel nuttig om te zorgen dat het management stilstaat bij de algemene prestaties van de organisatie (en het systeem) door naar het grote plaatje te kijken.
Stap 9: Het certificaat behalen
U heeft al uw tijd en energie gestoken in het opzetten van een MVO-managementsysteem. Het was een uitdaging, maar het is u gelukt. Het zou toch mooi zijn als u dit kunt uitdragen met een officieel certificaat? Het certificaat is immers dé bevestiging dat u de zaken op orde hebt (en houdt).
Super snel de MVO-Prestatieladder doorgronden?
Het doorgronden van een norm vraagt van u veel tijd, energie en de nodige kennis. Bij de MVO-Prestatieladder is dit niet anders. Wij helpen u en uw collega’s graag op weg met ons MVO-Prestatieladder Stappenplan. Een praktisch stappenplan opgesteld door onze eigen experts dat u gaat helpen succesvol te certificeren.
Download het Stappenplan hier.
Onderwerpen:
Alle onderwerpen Certificeren MVO Duurzaamheid CSRD reporting
