Als afdeling facilitair spring je in waar nodig is. De soepele operatie van dag tot dag wordt vaak stilletjes verzorgd doordat de facilitaire dienst op orde is. Dat klinkt wel gemakkelijk, maar er komt een hoop bij kijken want afwisseling staat bovenaan in de omschrijving van het vak. Naast de dagelijkse taken en grotere projecten zoals verbouwingen, verhuizingen, of renovaties is het aan de facilitair medewerker om een kantoorpand in goede staat te houden, maar hoe doe je dat?
Overzicht bewaren
Een goed begin is het halve werk en dat beginpunt ligt bij overzicht bewaren door inzicht te krijgen in de taken binnen uw pakket. Het kan verwarrend zijn om zoveel verschillende taken in je portefeuille te hebben en gebouwbeheer is natuurlijk veelzijdig. Zo moet een gebouw goed bereikbaar zijn, moeten medewerkers & bezoekers gemakkelijk gebruik kunnen maken van faciliteiten, en moeten die faciliteiten goed werken. Bovendien mag de veiligheid van alles niet vergeten worden.
Een overzicht van alle taken die onder gebouwbeheer vallen zorgt ervoor dat u weet wat er allemaal gedaan moet worden. Dat zijn geen taken om dagelijks te controleren, natuurlijk. Maar een momentje om de installaties van uw gebouw te overwegen kan goed ingepland worden. Dingen waar u dan aan moet denken zijn bijvoorbeeld:
- De staat van aanwezige liften;
- De staat van aanwezige roltrappen;
- De staat en bereikbaarheid van vluchtwegen;
- De brandveiligheid van aanwezige zonnepanelen;
- De brandveiligheid van elektrische apparatuur;
- De veiligheid van elektrische installaties;
- De veiligheid van elektrisch materieel;
- De aanwezigheid en actualiteit van noodplannen;
- De aanwezigheid en bereikbaarheid van reanimatieapparaten.
Hoe vaak deze punten gecontroleerd moeten worden kan variëren. Het is daarom verstandig om een eigen overzicht te creëren door middel van een langetermijnplanning. Zo houdt u inzicht in wanneer de laatste keuring uitgevoerd is en op welk moment een keuring of inspectie opnieuw geregeld dient te zijn.
Overzicht bewaart u tevens door verschillende taken bij dezelfde externe partner onder te brengen. Als u altijd dezelfde partij kunt bellen weet u namelijk goed wat de verwachtingen zijn. Neem daarom de moeite om een juiste partner voor deze klussen uit te zoeken en bedenk dan wat u persoonlijk belangrijk vindt en hoe deze partner uw organisatie het beste kan bijstaan.
Signaleren van verbeterpunten
Als facilitair manager bent u veel op de vloer. De dagelijkse operatie soepel laten verlopen kan namelijk niet vanuit een luie stoel. Maar ook daar zitten kansen, want met een goede blik op uw weg naar de andere kant van het gebouw ziet u wat er speelt in de wandelgangen: een lamp die niet werkt of een provisorische oplossing die niet aan de brandveiligheid voldoet: pas het aan en laat het periodiek controleren. Door ervoor te zorgen dat deze installaties gekeurd zijn, weet u dat uw gebouw aan de eisen voldoet.
Signalering en verwerking van die kleine puntjes in combinatie met een keuring verkleint risico’s, waardoor u ervoor zorgt dat alles in en rondom het gebouw naar behoren werkt. Niet alleen uw personeel, maar ook uw klanten mogen namelijk geen last hebben van het niet of slecht functioneren van bepaalde faciliteiten of installaties.
Een goed voorbeeld zijn de elektrische installaties. Deze dienen van goede kwaliteit te zijn en te voldoen aan wet- en regelgeving zodat deze veilig en betrouwbaar gebruikt kunnen worden. Vanuit de Arbowet en het Bouwbesluit zijn er namelijk eisen gesteld waaraan de elektrische installaties moeten voldoen. Een keuring zorgt ervoor dat de kans op onveilige installaties aanzienlijk vermindert, waardoor de dag-tot-dag operatie soepel blijft verlopen.
Trends en kansen voor de facilitaire dienst
Elke dag op de vloer van een gebouw staan zorgt ervoor dat u een goed beeld heeft van de zaken zoals ze zijn, maar het oog op ontwikkelingen houden kan dan een uitdaging zijn. Aan de andere kant bieden ontwikkelingen juist een kans tot groei en gebruiksvriendelijkheid van uw faciliteiten. Door tijd in te plannen om met die ontwikkelingen aan de slag te gaan, weet u wat er speelt. Een voorbeeld hiervan is facilitaire blogs en nieuwssites bezoeken bij een eerste kopje koffie in de ochtend op kantoor. Een andere optie is beurzen bezoeken en in gesprek gaan met bedrijven die u ondersteunen met facilitair management.
Zo blijft u op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen, waaronder bijvoorbeeld digitale veiligheid voor gebouwbeheer. Dat klinkt wellicht als een ICT taak, maar met slimme apparaten die verbonden zijn met het internet komt gebouwbeheer spontaan heel dicht bij ICT beheer. Zo zijn er slimme thermostaten, liften en zelfs vaatwassers die allemaal gevoelig zijn voor cybercrimes en hacks. Dat nieuwe veld is wellicht lastig om te navigeren, maar goed op de hoogte zijn van de ontwikkelingen zorgt ervoor dat u de veiligheid van een gebouw beter kan waarborgen.
Ga in gesprek met TÜV NORD op de vakbeurs
TÜV NORD is op 8, 9 en 10 juni 2022 op de vakbeurs Facilitair & Gebouwbeheer in Utrecht te vinden, waar we graag met u in gesprek gaan over hoe wij uw werk kunnen ondersteunen. We nodigen u dan ook graag uit om (gratis) langs te komen.
Meld u nu gratis aan voor de beurs.
Onderwerpen:
