Als KAM-coördinator bent u in veel gevallen niet de verantwoordelijke of beslisser om maatregelen door te voeren. U hebt een ondersteunende rol en bent dus eigenlijk het smeermiddel in de organisatie. In uw dagelijkse werk bent u dus sterk afhankelijk van anderen. Kwaliteit, Arbo en Milieu kosten uw collega’s echter tijd, energie en soms geld. Draagvlak is daarom het sleutelwoord bij het doorvoeren van verandering, verbetering en het behalen van uw successen. Wat kunt u doen om uw collega’s warm te maken voor Kwaliteit, Arbo en Milieu?
![Maak een succes van alle aspecten in uw functie als KAM-functionaris - Download de KAM-gids [Ebook]](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/1971706/271d18e1-b9e0-412f-90b8-f803c828a396.png)
1. Communiceer duidelijk uw rol
Het is niet de bedoeling dat alle onderwerpen die ook maar enigszins verband lijken te houden met KAM op uw bord komt te liggen. Kwaliteit, veiligheid en milieu zijn een verantwoordelijkheid van iedereen. Voor uw functie in KAM is het daarom van belang om samen met de directie te definiëren wat de rol en verantwoordelijkheid van de KAM-verantwoordelijke is. Het liefst al bij aanvang van het vervullen van uw rol. Zo voorkomt u niet alleen dat de zaken waar u zich op moet focussen onder druk komen te staan, maar zorgt u er ook voor dat collega’s die verder van de managementlagen vandaan staan begrijpen wat uw rol inhoudt en bereid zijn tijd voor u vrij te maken. De juiste focus is belangrijk om van KAM een succes te maken.
Het is opvallend hoeveel KAM-coördinatoren worstelen met hun rol. De grootste vraagtekens blijken te staan bij waar hun rol begint en ophoudt, maar ook hoe men voorkomt dat men de speelbal wordt tussen management en werkvloer.
Bennie Toebes
Manager Certification Zorg en Welzijn
2. Spreek de taal van continuïteit en overtuig zo het management
De volledige steun van het topmanagement kan het verschil maken tussen een succesvol en effectief managementsysteem en een systeem dat op papier staat, maar niets toevoegt aan de organisatie. Het management en de directie in uw organisatie spreken de taal van continuïteit. Alle factoren die de continuïteit van uw organisatie in de weg staan, spitsen de oren. U hoeft dus niet alleen te denken en communiceren in termen als omzetgroei, marge, winst of kostenreductie. Bedenk u wel dat veel risico’s in het proces van belangrijke invloed zijn op juist die resultaten. Kunt u die risico’s dus vertalen naar de negatieve gevolgen aan de hand van goed onderbouwde argumenten, dan overtuigt u hen van de zin van verbetering en creëert u voldoende draagvlak voor investeringen in Kwaliteit, Arbo en Milieu.
3. Formuleer gezamenlijke doelen
Positioneer u als een business-partner door uw inspanningen te vertalen naar een strategische bijdrage aan de organisatie. U zult bij vrijwel alle verbeteringen die u wilt doorvoeren in een organisatie merken dat het ook een belang is van een andere afdeling of functie in de organisatie. Met het opzoeken van de juiste collega’s in uw organisatie creëert u een gezamenlijk doel.
4. Voorkom dat documenteren een administratieve last wordt voor uw collega’s
Onder documenteren in KAM verstaan we het vastleggen van afspraken, werkwijzen en de beschrijving van processen in uw organisatie. Documentatie wordt door de organisatie al snel gezien als een administratieve last door de mensen die er mee moeten werken. U loopt daarmee het risico dat uw aanpak in de la verdwijnt. Documenteren wordt pas nuttig als het de effectiviteit en efficiëntie van het dagelijks werk verhoogt - in plaats van verlaagt! Het is daarom aan u om het nut en de noodzaak van documenteren af te wegen, te beargumenteren en uw collega’s de juiste handvatten aan te reiken. Zo voorkomt u dat documenteren in bureaucratische rompslomp verandert en uw collega’s het als een last ervaren.
Documenteren wordt pas nuttig als het de effectiviteit en efficiëntie van het dagelijks werk verhoogt - in plaats van verlaagt.
5. Rapporteer risico's, kansen, gevolgen en successen
Rapportage kan uitstekend worden ingezet om interne belanghebbenden zoals het lijnmanagement op de hoogte te brengen van belangrijke constateringen en behaalde doelstellingen. Hier geldt: verplaats u in de rol van de ontvanger. Wanneer u informatie deelt met beslissers over risico’s en kansen en de gevolgen daarvan, kunt u hen beïnvloeden in hun beslissingen en zo uw doelstellingen behalen. Door het rapporteren van successen breidt u bovendien de waargenomen relevantie en het belang van uw rol in KAM in de organisatie uit. Denk hierbij aan het analyseren en benutten van informatie die u verkrijgt uit uitgevoerde interne audits, of de constateringen van een extern auditor tijdens een certificatie-audit.
6. KAM-advies als (red)middel
Vreemde ogen dwingen. Constateringen van een onafhankelijke partij die van buitenaf naar uw organisatie kijkt, kunnen eerder voor waarheid worden aangenomen dan wanneer u zaken vanuit uw interne rol waarneemt en rapporteert. De toegevoegde waarde van KAM-advies kan u dus helpen met het verkrijgen van tractie op het gebied van KAM in de organisatie.
Zorg ervoor dat uw collega’s altijd warmlopen voor KAM
Als verantwoordelijke voor KAM heeft u een geweldige baan. Maar u loopt regelmatig tegen zaken aan die het ook een lastige baan kunnen maken. Hoe beheerst u risico’s en blijft u scherp op kansen? Hoe borgt u kwaliteit op een dusdanige manier dat de mensen in de organisatie hun werk goed kunnen (blijven) uitvoeren en er zelfs beter van worden?
Adviezen om deze, en nog talloze andere valkuilen van KAM managers uit de weg te gaan zijn door ervaringsdeskundigen gebundeld in een gids. Een aantal vakkundige professionals beschrijven de valkuilen, delen de slimme opstekers en nemen u mee in de te nemen stappen om uw doelen te bereiken.
Download de gids voor het succes van de KAM-coördinator hier.
Onderwerpen:
