MENU

HKZ _Openbare_Apotheken.jpg

U bent een apotheek organisatie en u weet hoe u uw vak moet uitoefenen. Echter vergt kwaliteitszorg ook de nodige aandacht. U vindt immers dat mensen de beste zorgservice verdienen. Het HKZ certificaat Openbare Apotheken helpt u hierbij. Maar hoe pakt u dit aan? En hoe houdt u het overzicht over alle normelementen? In dit blog sommen we de 5 meest voorkomende afwijkingen tijdens HKZ apotheek audits voor u op. Dit helpt u de zaken scherp te houden!

TÜV Nederland heeft niet alleen voor de HKZ norm, maar voor praktisch alle certificatieschema’s een analyse uitgevoerd om de meest voorkomende valkuilen boven tafel te krijgen. Het resultaat is een compleet  Trendrapport vol statistieken, inzichten en tips die u helpen in uw route naar certificering: 

Voorkom dezelfde misstappen als uw KAM-vakgenoten - Download het Trendrapport  Afwijkingen in Audits

Let op: de periode waarin de analyse is uitgevoerd, betreft oktober 2015 t/m oktober 2016. Dit betekent dat de resultaten gebaseerd zijn op de 2009 versie van de norm. Ondanks dat er een update heeft plaatsgevonden in het HKZ certificatieschema, geven de resultaten u zeer waardevolle inzichten in waar zaken mis gaan!

 


1. Heeft u de opslag van geneesmiddelen, medische uitrusting en steriele materialen geborgd?

Uw opslag dient in voldoende mate voorradig te zijn, te voldoen aan de specificaties en gecontroleerd te zijn op houdbaarheid. In de praktijk zien we dat organisaties over het algemeen de inrichting van het systeem van de opslag wel in orde hebben. Echter houdt men dit systeem onvoldoende bij. 

Hier zijn een aantal aanleidingen voor:

  • Een gebrek aan tijd 
  • Tijdelijk uitval van personeel 
  • Geen duidelijke afspraken over wie de opslag bijhoudt en hoe dit vervolgens moet worden gedaan 

We raden u aan altijd de acties en conclusies vast te leggen. Het is zonde van uw tijd en moeite wanneer u het voldoen aan de normeis niet aantoonbaar kunt maken! 

Een van de veel gehanteerd methodieken die u kunt toepassen om de houdbaarheid van uw opslag te borgen, is FIFO (First in, First out). Dit is een methode waarin u de opslag op chronologische wijze sorteert. In uw geval is hierbij de chronologische volgorde van de houdbaarheidsdatum van uw medicatie bepalend. Dit kan u helpen ervoor te zorgen dat u geen medicatie uitgeeft dat ten tijde van gebruik (dat kan soms maanden later zijn) over datum raakt.

2. Handelt u naar de afgesproken werkwijzen?

De norm schrijft voor dat u werkwijzen vaststelt en hiernaar handelt. Het merendeel van de afwijkingen op dit onderdeel van de norm hebben te maken met een gebrek aan registraties en documentatie. Oftewel, met het aantoonbaar maken van deze norm-eis. We zien ook situaties waarbij de procedures niet op papier zijn gezet. In dit geval weet het personeel niet welke procedure gevolgd moet worden. Dit heeft als mogelijk gevolg dat het proces niet eenduidig wordt uitgevoerd. Een enkele keer zien we dat de werknemers de werkwijzen niet opvolgen.

Documenteren in KAM is een van de veelvoorkomende valkuilen tijdens certificeren. Dit komt o.a. omdat het niet altijd zichtbaar is hoeveel u nu wel en niet moet vastleggen. Houdt hierbij altijd voor ogen dat documentatie altijd een doel moet hebben. Dus wanneer u besluit een werkwijze vast te stellen voor een procedure, dient u dit ook vast te leggen. U moet dit immers kunnen aantonen. Laat u hierin niet beperken tot de traditionele aanpak, maar denk ook eens aan het inzetten van tools en automatisering.


3. Heeft u de werkwijzen vastgesteld waarnaar wordt gehandeld?

In deze normparagraaf staan tal van eisen waaraan u dient te voldoen. Dit gaat o.a. over de bescherming van persoonsgegevens, omgaan met klachten van patiënten, de Opiumwet etc. 

Ook bij deze normeis zien we het gebrek aan documentatie en registraties terug. Soms voldoen organisaties niet aan een van de onderdelen uit de wet. Echter is in de meeste gevallen de wet- en regelgeving wel op orde, maar kan men de benodigde registraties niet laten zien. Denk bijvoorbeeld aan de wet identificatieplicht waarbij u dient te registreren op welke wijze de verificatie van identiteit heeft plaatsgevonden. 

De dieperliggende oorzaak hiervan is een gebrek aan prioriteit om dit op een correcte wijze aantoonbaar te maken. Prioriteit en tijd liggen vaak dicht bij elkaar. Heeft u simpelweg de tijd niet beschikbaar? Dan kunt u overwegen de hulp van een adviseur in te schakelen om u te ondersteunen tjidens de implementatie van uw zorgmanagementsysteem. 

4. Heeft u de risico´s geïnventariseerd?

Het HKZ certificaat Openbare Apotheken stelt dat u als apotheekorganisatie een risico-inventarisatie uit dient te voeren. Dit om de risico’s vast te stellen die van invloed kunnen zijn op de kwaliteit van de farmaceutische zorg- en dienstverlening van uw patiënten.

Wanneer er zich binnen uw organisatie een verandering voordoet, betekent dit dat er ook nieuwe risico’s kunnen ontstaan. Dit bewustzijn ontbreekt vaak bij organisaties. Denk bijvoorbeeld aan de overstap op een nieuw systeem. Een dergelijke stap brengt zonder twijfel nieuwe risico´s met zich mee. Persoonsgegevens worden bijvoorbeeld verkeerd opgenomen in het nieuwe systeem. Hierdoor ontstaat het risico dat u verkeerde medicatie of instructies voor medicatie uitgeeft. 

Tijdens het uitvoeren van uw managementreview, heeft u de uitgelezen kans om uw risico-inventarisatie een frisse blik te geven. Alle belangrijke zaken worden dan door de molen gehaald, dus waarom niet direct scherp zijn daar waar zaken veranderd zijn? En of hier bedreigingen aan hangen? Wanneer u dit inzichtelijk heeft, stelt het u instaat tijdig te handelen en risico's te beperken. 

5. Beheerst u de monitorings- en meetuitrusting?

Deze normparagraaf zien we ook terugkomen in de Top 5 van meest geschreven afwijkingen. Onze auditoren komen in de praktijk regelmatig apparatuur tegen welke soms dagelijks in gebruik zijn, maar die niet zijn voorzien van een (geldige)keuringsdatum. Terwijl de norm stelt dat uw meetuitrusting getoetst moet zijn en voldoen aan de (inter)nationale meetstandaarden. Of wanneer deze standaarden er niet zijn, aan de meetstandaard vastgelegd door de apotheekorganisatie zelf.

In de praktijk zien we dat men vaak vergeet wanneer de meetapparatuur opnieuw gekeurd dient te worden. Het helpt u daarom gebruik te maken van een planning om dit proces te borgen en om iemand verantwoordelijk te stellen voor het nakomen van die planning. Wat ook kan helpen is om gebruik te maken van automatiseringsmogelijkheden. Zoals het instellen van automatische reminders in uw agenda. Zo kunt u deze veel voorkomende valkuil met niet al teveel inspanning omzeilen!

Verbreed én verdiep uw kennis, download het complete Trendrapport

U weet nu waar de valkuilen zich bevinden in uw route naar het HKZ certificaat Openbare Apotheken. In het complete Trendrapport geven onze TÜV specialisten u nog veel meer waardevolle inzichten, tips en praktijkvoorbeelden uit eigen ervaring. Niet alleen over dit schema, maar over feitelijk álle certificatieschema´s zoals ISO 9001, ISO 14001 etc. U kunt hierdoor uw kennis van KAM zowel verbreden als verdiepen!

Download uw Trendrapport hier

Trendrapport Afwijkingen in Audits

Onderwerpen:

Alle onderwerpen HKZ Certificeren Kennis van KAM

Auteur

Deel deze pagina

Algemene vragen en opmerkingen

Tüv kantoor

TÜV Nederland

0499 - 339 500

Voor al uw algemene vragen en opmerkingen