MENU

HKZ - VV&T.jpg

U bent een zorginstelling en u wilt de beste zorg leveren. U besluit uw organisatie te certificeren voor de HKZ norm Verpleeghuis, Verzorgingstehuis of Thuiszorgorganisatie. Maar hoe pakt u dit aan? Wanneer uw ervaring met het geven van invulling aan de normeisen beperkt is, kunt u al snel de belangrijke zaken uit het oog verliezen. In dit blog sommen we de 5 meest voorkomende afwijkingen tijdens HKZ VV&T audits voor u op. Dit zijn alvast 5 zaken waar u rekening mee kunt houden! 

TÜV Nederland heeft niet alleen voor HKZ normen, maar voor praktisch alle certificatieschema’s de meest voorkomende valkuilen geanalyseerd. Het resultaat is een compleet Trendrapport vol statistieken, inzichten en tips die u helpen in uw route naar certificering: 

Voorkom dezelfde misstappen als uw KAM-vakgenoten - Download het Trendrapport  Afwijkingen in Audits

 



1. Handelt u naar de afgesproken werkwijzen?

De norm stelt dat u eenduidig omgaat met de werkwijzen die vooraf zijn vastgesteld. Hiermee worden de afspraken die uw organisatie maakt omtrent de zorg- en dienstverlening bedoeld. In de praktijk ontstaan er vaak situaties waarbij deze werkwijzen wel zijn vastgesteld, maar dat men geen registraties en documentatie heeft bijgehouden. Terwijl deze registraties nodig zijn om het voldoen aan deze normeis aantoonbaar te maken. Ook zien we enkele situaties waarin medewerkers de werkwijzen in de praktijk anders uitvoeren dan is afgesproken.

Niet eenduidig uitgevoerde werkwijzen duiden op een onbeheerst proces. Dit kan leiden tot een afwijking. U kunt dit voorkomen door bijvoorbeeld te zorgen voor voldoende controles in het proces. Controles zorgen voor inzicht in de praktijk en hoe men de werkwijzen nu daadwerkelijk uitvoert. Voor u wordt dan direct duidelijk welke stappen u kunt ondernemen om het proces te beheersen.

2. Heeft u de risico’s geïnventariseerd?

De norm stelt dat u de risico’s die zich mogelijk voordoen binnen uw organisatie te herkennen, vast te stellen én te laten zien dat u maatregelen treft om deze risico’s weg te nemen. Dit alles dient u te documenteren. Het klinkt logisch, echter blijkt het niet vanzelfsprekend te zijn.

We zien dat organisaties vaak niet in staat zijn een risico-inventarisatie en getroffen maatregelen te laten zien. Bij de meerderheid gaat het echter mis bij de documentatie. De resultaten van de risico-inventarisatie worden niet vastgelegd en daarmee ook de resultaten van de getroffen maatregelen niet.

Wanneer u zaken nu wel en niet moet documenteren in KAM is een bekende valkuil. Over het algemeen genomen constateren we dat het te maken heeft met een gebrek aan ervaring. Wat u kunt doen is op voorhand een vaste verantwoordelijke persoon aan te stellen die ervoor verantwoordelijk is de certificering in goede banen te leiden. Dit betekent echter niet dat alle taken op het bordje van één persoon komen te liggen. Dit wil zeggen dat het voor u makkelijker is om duidelijke afspraken te maken over zaken zoals de documentatie van een risico-inventarisatie. 

3. Heeft u een geschikte methode bepaald voor de risico-inventarisatie? 

Voordat u start met het analyseren van de risico’s, bepaalt u hier op voorhand een geschikte methode voor. Deze methode dient u ook vast te leggen. We constateren in de praktijk dat men vaak de methode voor de risico-inventarisatie en/of de frequentie niet bepaalt en niet vastlegt.

Er zijn meerdere methoden beschikbaar die u kunt hanteren, zoals de BowTie, SAFER en de FMEA-methode. Maak het uzelf hierin echter niet te moeilijk. De HKZ norm stelt het hanteren van een methode verplicht, echter bepaalt u zelf de invulling hiervan.

4. Houdt u rekening met de uitkomsten van de risico-inventarisatie? 

De uitkomsten van uw risico-inventarisatie dient u te verwerken in het individuele zorgleefplan van uw cliënt. We signaleren dat organisaties vaak de maatregelen voor het elimineren van de risico’s niet aantoonbaar beschrijven. Een andere afwijking die we zien is dat men de effecten van de maatregelen op de risico’s voor (de zorg van) de cliënt niet evalueert en/of registreert. 

Het onderwerp risico’s vormt een belangrijke rode draad door de afwijkingen die we zien bij het HKZ VV&T keurmerk. Mist u zelf de ervaring om op een gestructureerde wijze invulling te geven aan de de normeisen van het HKZ certificaat? Dan kunt u overwegen een KAM adviseur in de arm te nemen die u hierbij kan ondersteunen.

5. Heeft u een zorgleefplan op maat opgesteld? 

U dient voor iedere cliënt een zorgleefplan op maat op te stellen waarin aandacht is voor het lichamelijk welbevinden en gezondheid, woon- en leefsituatie, participatie en mentaal welbevinden. We merken bij dit onderdeel van de norm dat organisaties niet alle aspecten opnemen in het zorgleefplan. Een voorbeeld hiervan is dat er geen SMART-doelstellingen zijn aangetroffen in het dossier. Of dat het zorgpleefplan niet is aangepast nadat er veranderingen in de zorgvraag van de cliënt hebben plaatsgevonden.

Ook bij dit normelement merken we dat een gebrek aan ervaring een belangrijke oorzaak van afwijkingen vormt. Onze TÜV Nederland specialisten delen regelmatig kennis in de vorm van bijvoorbeeld een HKZ certificatie training. Hierin leert u hoe u en uw medewerkers daadwerkelijk beter worden van de implementatie van een managementsysteem in uw zorgproces.

Doe nóg meer kennis op, download het complete Trendrapport

U weet nu waar de valkuilen zich bevinden tijdens de HKZ VV&T audits. Wilt u zich nóg uitgebreider voorbereiden op uw externe-audit? In het complete Trendrapport delen onze TÜV specialisten de dieperliggende oorzaken én geven zij u waardevolle inzichten, tips en praktijkvoorbeelden zodat u die extra stap richting certificering kunt zetten! 

Download het Trendrapport hier.

 

Trendrapport Afwijkingen in Audits

Onderwerpen:

Alle onderwerpen Certificeren HKZ Kennis van KAM

Auteur

Deel deze pagina

Algemene vragen en opmerkingen

Tüv kantoor

TÜV Nederland

0499 - 339 500

Voor al uw algemene vragen en opmerkingen