U wilt uw VCA certificaat behalen voor uw organisatie. Dit kan een hele uitdaging zijn wanneer u niet de benodigde kennis en kunde in huis heeft voor een planmatige werkwijze. Want hoe zorgt u ervoor dat u gestructureerd te werk gaat? En wat moet u doen om binnen gestelde tijd en budget te blijven? Het SSVV heeft een startpakket ontwikkeld die u helpt bij deze aanpak. In dit blog laten wij u zien hoe u dit startpakket zó inzet, dat uw VCA certificering succesvol verloopt.
Wie is het SSVV en wat doen zij?
U kent de Stichting Samenwerken Voor Veiligheid (SSVV) wellicht al, maar wat doen zij nu precies? Het SSVV is een samenwerkingverband tussen 22 verschillende brancheorganisaties uit de Nederlandse industrie. Samen streven zij ernaar om werken in risicovolle omgevingen voor iedereen veiliger en gezonder te maken.
Wat is het SSVV Startpakket?
Om u op weg te helpen naar een veiligere werkomgeving, stelde het SSVV het SSVV startpakket samen. Dit startpakket omvat een stappenplan dat u helpt systematisch en planmatig tot VCA certificering te komen. U kunt het SSVV startpakket aanschaffen als aanvullend pakket naast uw VCA Checklist. Het bestaat uit 5 stappen.
Stap 1: Inzichtelijk maken voor wie het VCA-certificaat bedoeld is
Stap 2: Bepalen welk certificatieniveau uw organisatie betreft
Stap 3: Opstellen van actiepunten volgens het VGM-beheersysteem
Stap 4: Uitvoeren van actiepunten volgens het VGM-beheersysteem
Stap 5: Uw certificaat behalen
Het SSVV Startpakket biedt een uitstekend uitgangspunt om uw certificering gestructureerd aan te pakken en hiermee uzelf kostbare tijd te besparen! Maar hoe pakt u dit aan?
Hoe zet u het startpakket in?
Om uw certificaat succesvol te behalen én tijd te besparen, dient u een goede voorbereiding te treffen en een scherp plan van aanpak neer te zetten. Het startpakket is een uitgangspunt en geeft structuur aan uw werkwijze. Echter hoe zorgt u ervoor dat deze stappen ook het gewenste eindresultaat opleveren?
“Om achteraf tijd te besparen, voert u vooraf een interne audit 0-meting uit”
De interne audit 0-meting
Het uitvoeren van een 0-meting kan u hierbij helpen. Een interne audit 0-meting voert u voorafgaand aan de implementatie van uw actiepunten uit (ofwel, na stap 2). Het voordeel hiervan is dat u een helder beeld krijgt van de reeds bestaande activiteiten in vergelijking tot de eisen die de checklist voorschrijft. Dit stelt u in staat om:
- Een scherp plan van aanpak op te stellen
U krijgt inzicht in de huidige situatie en wat er nog moet gebeuren. Op basis van deze informatie stelt u een sterk plan van aanpak op, welke u later in het proces ten goede komt. U bent hierdoor beter voorbereid op wat komen gaat en kunt risico's tijdig aanpakken. - Kosten te besparen
Door de informatie uit de 0-meting kunt u goed inschatten of u bijvoorbeeld een deskundige partij in de arm wilt nemen. Inzichtelijk wordt niet alleen óf - maar vooral ook wáár deze deskundigheid van toepassing zal zijn. Uiteindelijk kan dit u kosten besparen, omdat u precies weet waar onnodige kosten gereduceerd kunnen worden. - Draagvlak te creëren bij uw directie
Omdat u de resultaten van de 0-meting deelt met de directie, betrekt u hen tijdig bij het proces. Dit zorgt ervoor dat zij ook op de hoogte zijn wat de organisatie al op orde heeft en wat er nog moet gebeuren. Wat doen we al? En waar willen we naar toe? De verantwoordelijkheid van de directie komt regelmatig terug in de checklist VCA - op deze manier vangt u dit onderdeel direct af.
Download hier onze directiebeoordeling template VCA voor een snelle start
- Belanghebbenden te betrekken bij uw activiteiten
Vroeg of laat heeft u de coöperatie van uw medewerkers nodig. Wanneer u een interne audit 0-meting uitvoert, betrekt u niet alleen de directie, maar uw gehele team bij het certificatietraject. Dit heeft een positief effect op de bereidheid van de organisatie om te helpen met toekomstige KAM activiteiten.
Oké, u heeft een interne audit 0-meting uitgevoerd. Hoe nu verder?
De volgende stap is om de informatie uit de interne audit 0-meting te gebruiken als input voor het opstellen van de actiepunten (stap 3). U weet nu waar de zwakke plekken zich bevinden, dus het opstellen van de benodigde acties om te voldoen aan de eisen uit de checklist zal een stuk sneller verlopen!
Wanneer u deze acties heeft uitgevoerd, bent u al aardig op weg. Om tot de uiteindelijke certificering te komen, stelt de checklist dat u de uitgevoerde actiepunten toetst. Hoe weet u anders of u daadwerkelijk aan de eisen voldoet?
Dit doet u door een interne audit uit te voeren (na stap 4). U gaat hier dus controleren of uw organisatie - na implementatie van de actiepunten – voldoet aan de eisen. De resultaten hiervan neemt u vervolgens op in de beoordeling van de directie. Uw directie dient alle punten te beoordelen en hier een uitspraak over te doen. Wanneer de directie zijn oordeel heeft gegeven, bent u klaar voor stap 5: de externe-audit van uw certificerende instelling!
Kick-start uw VCA: download de interne audit checklist
We lieten al zien dat u - wanneer u íets meer tijd besteedt aan de voorbereiding - u uiteindelijk voor een tijdsbesparing zorgt. Om u nóg meer te voorzien in de middelen om een tijdsbesparing te realiseren, hebben wij alvast het uitzoekwerk voor u gedaan. We hebben alle relevante VCA must- en aanvullende vragen in één formulier verzameld. Dit resulteert in een kant-en-klare interne audit checklist VCA én directiebeoordeling template VCA welke u direct in gebruik kunt nemen. Succes met uw VCA certificering!
Download de interne audit checklist VCA hier.
Download de directiebeoordeling template VCA hier
Onderwerpen:
