Wanneer u nog niet zoveel ervaring heeft met het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem in de zorg, loopt u gegarandeerd tegen zaken aan. U zult wellicht wensen dat u de verkeerde afslagen op voorhand had kunnen ischatten. Met die gedachte hebben we de meest voorkomende valkuilen van voorgangers voor u inzichtelijk gemaakt. Zodat ú hier in elk geval niet in hoeft te stappen!
TÜV NORD heeft niet alleen voor het HKZ certificaat, maar voor praktisch alle certificatieschema’s een analyse uitgevoerd om de meest voorkomende valkuilen boven tafel te krijgen (zoals ISO 9001, ISO 14001 etc.) Het resultaat is een compleet Trendrapport vol statistieken, inzichten en tips die u helpen in uw route naar certificering:
1. Heeft u de organisatie beoordeling uitgevoerd?
Als kleine zorginstelling heeft u veel ballen in de lucht te houden en één hiervan is het voldoen aan de HKZ normen. De norm stelt dat u het presteren van uw systeem moet beoordelen. Dit noemen we ook wel de managementreview of directiebeoordeling. We zien in de praktijk dat dit niet altijd wordt gedaan, of dat de beoordeling niet alle benodigde inhoudelijke informatie bevat.
Waarom constateren we dit zo vaak? We zien dat er vaak draagvlak of betrokkenheid mist bij de directieleden. Deze betrokkenheid mist vaak zelfs bij het gehele kwaliteitsmanagementsysteem. Het gebrek aan draagvlak kan ervoor zorgen dat er weinig tot geen prioriteit wordt gegeven aan KAM activiteiten. Terwijl uw directie de eindverantwoordelijke is voor het succesvol implementeren van het kwaliteitsmanagementsysteem in uw zorginstelling.
Daarnaast zien we dat zorgorganisaties vaak weinig tot geen ervaring hebben met de norm en het op een structurele wijze invulling geven aan de normeisen. Dit heeft als gevolg dat er belangrijke informatie in de uiteindelijke organisatiebeoordeling mist en dit leidt tot een mogelijke afwijking.
2. Heeft u alle risico’s geïnventariseerd?
Het identificeren en handhaven van risico´s is een belangrijk onderdeel van het HKZ certificatieschema. We zien dat organisaties zich vaak niet bewust zijn van de mogelijke ´gevaren´ die op de loer liggen. Dit is ook niet altijd even voor de hand liggend. Want uw primaire focus ligt in uw dagelijkse werkzaamheden.
Omdat men niet altijd evenveel bezig is met de risico´s en zelfs met KAM, geeft men dus onvoldoende prioriteit aan dit onderwerp. Het gevolg hiervan is:
- dat er met onvoldoende aandacht een risico-inventarisatie wordt uitgevoerd
- dat zaken onvoldoende worden geregistreerd
- dat zaken onvoldoende worden gedocumenteerd
Met een volledige risico-inventarisatie bedoelt de norm, dat u de risico´s identificeert, hier acties voor opstelt en de resultaten van de acties documenteert. En van dit alles registraties bijhoudt. Het is van belang dat u kunt laten zien wat u voor acties onderneemt om de mogelijk gevaarlijke situaties te beperken.
3. Zorgt u voor een georganiseerd documentenbeheer?
Als kleine organisatie heeft u een beperkt aantal medewerkers in dienst. Wat er dan vaak gebeurt is dat er geen eenduidige procedure wordt gehandhaafd rondom het documentatiebeheer. We zien bijvoorbeeld dat er oude en nieuwe documenten, zoals werkinstructies en formulieren, door elkaar worden gebruikt.
Dit zorgt voor een onbeheerst proces. Terwijl de HKZ norm stelt dat u dit proces dient te borgen. Wees daarom scherp op dit proces wanneer u een nieuwe versie van een document binnen de organisatie publiceert. Zorg er bijvoorbeeld altijd voor dat u eerst alle ´oude´ versie documenten ophaalt voordat u de nieuwe in gebruik neemt. Dit om te voorkomen dat nieuwe en oude documenten tegelijktijdig in gebruik worden genomen.
4. Is uw werkomgeving functioneel en veilig ingericht?
Paragraaf 3.1 (werkomgeving) stelt dat u als ´kleine´ zorgorganisatie de omgeving waarin u werkzaam bent, functioneel en veilig inricht. Met de nadruk op veilig. Wat we vaak zien is dat men zich niet bewust is van de veiligheidsrisico´s die de dagelijkse activiteiten op de werkvloer met zich mee brengen. Zowel voor het personeel als de cliënt.
Er ontstaan hierdoor soms wel onveilige situaties in de werkomgeving en een externe auditor constateert mogelijk een afwijking. Een afwijking wilt u natuurlijk het liefst begrijpen, oplossen en voorkomen. Toch is het niet altijd verkeerd om een afwijking te krijgen. Het geeft alleen maar tijdig aan waar zaken mis dreigen te lopen. U kunt hier vervolgens tijdig naar handelen!
5. Heeft uw organisatie indicatoren opgesteld welke samen hangen met het beleid en de doelen?
Indicatoren meten de prestaties van uw organisatie. De norm stelt dat u indicatoren opstelt en deze aanpast aan het beleid en de doelen van de organisatie, zodat de prestaties gemeten kunnen worden. In de praktijk is voor een auditor vaak onduidelijk wat de indicatoren zijn van organisaties en op welke wijze zij daarop sturen.
Het opzetten van een zorgmanagementsysteem is voor organisaties vaak nieuw en daarmee is het voldoen aan deze norm-eis ook niet altijd vanzelfsprekend. Het is hierin belangrijk dat u overzicht creëert in de eigen en landelijke indicatoren.
Doe nóg meer kennis op, download het complete Trendrapport
Profiteer van de kennis van specialisten. In het complete Trendrapport geven onze TÜV NORD specialisten u nog veel meer waardevolle inzichten, tips en praktijkvoorbeelden uit eigen ervaring. Niet alleen over dit schema, maar voor feitelijk álle certificatieschema´s. Doe hier direct uw voordeel mee! Download uw Trendrapport hier.
Onderwerpen:
