De verschillen tussen interne en externe audits

Wanneer uw organisatie besluit zich te laten certificeren krijgt u vroeg of laat te maken met zowel interne als externe audits. Dit zijn echter twee wezenlijk verschillende tools voor het management, welke uiteenlopende doelstellingen vervullen. Maar wanneer dient u een interne audit te (laten) doen? En wanneer komt een externe audit juist goed van pas? In dit blog leggen we beide vormen van auditen uit en worden de verschillen helder.

Welke soorten audits zijn er eigenlijk? 

Voor we het gaan hebben over interne audits en externe audits, laten we eerst eens het onderscheid in soorten audits binnen KAM belichten. Audits op leveranciers (Second-Party audits) laten we in deze blog even buiten beschouwing.

Overzicht van soorten audits, zoals besproken in de NEN-EN ISO 19011.

Wat zijn interne audits?

De interne audit is een managementtool om kansen en risico’s boven tafel te krijgen en verbeteringen te signaleren. Het uitvoeren van interne audits heeft een aantal functies: het voornaamste is dat u kunt vaststellen of de doelstellingen voor het managementsysteem worden bereikt en of afspraken en beleid dus worden nagekomen. U kunt toetsen of het managementsysteem voldoet aan de eigen opgelegde eisen. En op naleving van externe (opgelegde) eisen, zoals in normen en standaarden. Een ander belangrijk doel van de interne audit is te achterhalen of werkzaamheden efficienter kunnen worden uitgevoerd.

Wanneer bepaalde zaken u opvallen aan de werkwijzen of procedures binnen uw bedrijf rapporteert u dit aan het lijnmanagement. Wanneer processen niet verlopen zoals verwacht kunnen ze namelijk een risico vormen voor het milieu, de kwaliteit van producten of diensten. De hoogst leidinggevende kan de lijnmanager in kwestie vervolgens opdragen om verbeteringen door te voeren.

Interne audits op de juiste manier uitvoeren 

Over het algemeen organiseert de KAM-verantwoordelijke de interne audits en voert deze uit, eventueel aangevuld door een team van geselecteerde mensen in de organisatie (een intern auditteam). Het is voornaam dat het team geen belang heeft bij de resultaten van de audit. Oftewel, dat leden van het interne auditteam geen processen beoordelen waar ze zelf verantwoordelijk voor zijn. Zo voorkomt u niet alleen belangenverstrengeling, maar zorgt u er ook voor dat er representatieve informatie uit de interne audit komt. 

Het is belangrijk dat u interne audits op een systematische, onafhankelijke manier uitvoert: op basis van het beleid, de doelstellingen en de visie van de organisatie. Wanneer u er in slaagt processen in de organisatie te verbeteren draagt het systeem écht bij aan de doelen die door uw management en directie zijn bepaald.

In de NEN-EN 19011 staan richtlijnen en handvatten om interne audits binnen uw organisatie beter te kunnen organiseren.

Verbluffend goed leren auditeren? Onze experts delen hun meest waardevolle kennis van KAM in één document die u hier kunt downloaden.

Wat zijn externe audits?

Dat brengt ons bij externe audits. Externe audits – ook wel audits door derden of Third Party audits genoemd – worden uitgevoerd door certificatie-instellingen.

Het doel van deze audits is dat er een onafhankelijke externe partij vaststelt dat uw organisatie voldoet aan de eisen. Dit kan gaan om juridische eisen, eisen in wet- en regelgeving voor Arbo- en Milieu, of normeisen. Voldoet uw organisatie aan eisen in een certificatieschema, dan kan uiteindelijk een certificaat worden afgegeven en toont u aan dat u aan de eisen in een norm voldoet. De externe audit wordt vervolgens herhaald – bij de meeste schema’s is dit op jaarlijkse basis.

Een typische certificatiecyclus van 3 jaar, waarin elk jaar een externe audit plaatsvindt

Een externe auditor van een onafhankelijke certificatie-instelling geeft geen advies, maar stelt vast of uw organisatie aan de te certificeren norm voldoet en waar eventuele tekortkomingen in het KAM-systeem het behalen van het certificaat in de weg staan. Onafhankelijkheid is een essentiële factor bij een Third-Party audit om objectieve en dus representatieve informatie boven tafel te krijgen. Bij geaccrediteerde certificatie-instellingen bent u verzekerd van deze onafhankelijkheid.

Wat zijn de verschillen tussen interne en externe audits?

Wat is nu het grote verschil tussen interne en externe audits? Allereerst dient helder te zijn dat een interne audit geen vervanger is van een externe audit. Het zijn dus twee wezenlijk verschillende tools met ieder hun eigen doelen.

Interne audits kunnen een breder kader afdekken qua onderwerpen dan externe audits, omdat een bedrijf meer belangen heeft dan alleen het onderwerp waar voor gecertificeerd wordt. Denk aan het verbeteren van processen in de organisatie en het creëren van draagvlak voor KAM.

Externe audits zorgen voor aantoonbaarheid van het voldoen aan bepaalde eisen in een norm/standaard (wat met interne audits niet kan worden bereikt). Het grote voordeel van een externe audit is dat er een onafhankelijke partij met een frisse blik naar uw organisatie kijkt. Daarnaast zijn wij van mening dat een externe audit toegevoegde waarde kan leveren voor de organisatie en medewerkers. Door het voeren van gesprekken ontstaan vaak eye openers en komen verbeteringen aan het licht. 

Direct de skills leren om te auditeren met resultaat?

Als u de rol van KAM-coördinator in uw organisatie vervult, bent u verantwoordelijk voor het succesvol opzetten of verbeteren van een managementsysteem. Er wordt dan ontzettend veel kennis en kunde van u gevraagd. Hoe zorgt u dat u deze eigen maakt? 

In de Gids voor het succes van de KAM-coördinator bespreken we alle aspecten van auditeren en het vakgebied KAM in één document. Zodat u scherp bent op alle factoren die bepalend zijn voor het behalen van uw doelstellingen en de toegevoegde waarde van uw KAM-functie kunt bewijzen.

Download de gids voor het succes van de KAM-coördinator hier.

Onderwerpen:

Kennis van KAM Alle onderwerpen interne audit