4 zaken om scherp te houden voor u gaat certificeren

U bent een KAM-coördinator en u heeft een managementsysteem op poten gezet. U heeft voldoende vertrouwen in de werking ervan. Dat betekent dat het tijd is om het certificaat daadwerkelijk te gaan behalen. Hier komen verschillende factoren om de hoek kijken die, wanneer ze u verrassen een negatieve impact kunnen hebben op de kosten en planning van certificering. Denk bijvoorbeeld aan het plannen van audits, het selecteren van leveranciers, de budgettering en afwijkingen. In dit blog wijzen we u daarom op 4 zaken om scherp te houden voordat u zich gaat certificeren om een nog groter succes te maken van uw rol in KAM. 

1. Maak een kostenschatting en budgettering voor uw organisatie

U zult mogelijk voor het management van uw organisatie een schatting van de kosten moeten maken die een certificering met zich meebrengt. Die kosten beperken zich niet tot het certificatieproces zelf. Een paar belangrijke opstekers wanneer u zich met de kostenschatting en budgettering bezig houdt:

• Gaat u het zelf doen, of neemt u toch een adviseur in de hand? Aan beide opties kleven voor- en nadelen waardoor het maken van een goede afweging van belang is)
• In het implementeren van het systeem zit veel meer tijd, en dus geld dan het daadwerkelijke certificeren. Hoeveel tijd en geld u dat kost is sterk afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw organisatie.
• Naast de kosten voor de uitvoering van de audits in een certificatietraject, is er vaak een kostenpost verbonden aan de registratie van uw certificaat.
• Houdt ten slotte ook rekening met de interne kosten: neem arbeidsuren van uzelf en anderen mee in de kostenberekening voor het certificatieproces van uw systeem. 

2. Maak de juiste afwegingen bij het selecteren van een certificatie-instelling

Het vakgebied KAM en certificering is doordrenkt met jargon. Organisaties waarvoor certificatie nieuw is hebben bovendien voor het eerst met dit jargon te maken. Dit maakt onder andere het vergelijken van offertes van leveranciers er niet makkelijker op. Iedere certificatie-instelling hanteert haar eigen definities en heeft een bepaalde vrijheid in hoe een certificatie-traject qua inhoud en voorwaarden wordt aangeboden. Een drietal tips:

• Accreditatie is het belangrijkste aandachtspunt bij het inkopen van certificering en het vergelijken van leveranciers. Onderzoek of de certificaten die u wilt behalen onder accreditatie worden beoordeeld.
• Kijk vooruit. Wat zijn uw toekomstige ambities in de ontwikkeling van KAM, het systeem en dus ook certificatie? Bekijk of de leverancier die u voor ogen heeft dit pakket van certificatie kan leveren.
• Houd rekening met kostenposten die een leverancier wel of niet in de prijs kan verwerken, zoals o.a. afdrachtskosten, registratiekosten en eventuele annuleringsvoorwaarden.

kennis van KAM up-to-date te houden

Lees ook:  Blog: 4 onmisbare tips voor het kiezen van een certificatie-instelling.

3. Begin op tijd met het plannen van externe audits

Aan het behalen van een certificaat wordt vaak een deadline toegekend. De uitdaging bij de certificatie-audit is echter niet alleen zorgen dat het systeem er klaar voor is, maar ook dat u de juiste mensen op het juiste tijdstip en de juiste locatie bij elkaar weet te krijgen om te zorgen dat de certificatie-audit vlot verloopt.

Houd, bij het plannen van certificering en audits, daarom rekening met de volgende zaken:

• Externe audits vinden in een terugkerend patroon plaats
  Na de certificatie-audit wordt in navolgende jaarlijkse audits gezocht naar bevestiging dat uw systeem nog voldoet aan de eisen. Hier kunt u op anticiperen door sleutelfiguren tijdig bij de aankomende audit te betrekken.
  
  
• Het moment van de eerste certificatie-audit is van belang
  Heeft uw organisatie enorme haast met het behalen van het certificaat, neemt u dan wel in de afweging mee of de periode waarin de opvolgende audit het jaar daarop plaatsvindt u nog steeds zo goed uitkomt.
  
  
• U bent niet de enige die tijd vrij moet maken voor het behalen van het certificaat
  Houd er rekening mee dat uw collega’s zich tijdens audits niet kunnen richten op andere taken met mogelijk invloed op de productiviteit van uw organisatie. Plan de momenten en locaties dus zorgvuldig en communiceer met uw collega's wat u van ze verwacht en wanneer.
  
  
• Er is sprake van een doorlooptijd na een audit voor het definitieve rapport en certificaat
  Neem de doorlooptijd van het auditrapport tot de daadwerkelijke ontvangst van het certificaat (enkele weken) mee in het overleggen met het management van uw organisatie over de te bepalen deadline voor het behalen van het certificaat, want:
  
  
• Het zou kunnen dat tijdens een audit tekortkomingen worden geconstateerd
  Hoe en hoe snel u tekortkomingen, of in vakjargon “non-conformities” of “afwijkingen”, op kunt pikken bepaalt wanneer en of u het certificaat ontvangt. Houdt in de planning rekening met deze mogelijke doorlooptijd.

4. Houd rekening met tekortkomingen in rapportages en het oplossen van afwijkingen

Het doel van een audit in het certificatieproces is om de conformiteit met de norm vast te stellen. Het kan echter voorkomen dat er ergens een tekortkoming wordt gerapporteerd die de afgifte van het certificaat in de weg staat. Men noemt dit in vaktaal ook wel een “afwijking” of “non-conformity”. Het (laten) corrigeren van de afwijking om het certificaat te behalen, en in de toekomst te voorkomen is uw taak. Houd er vooraf rekening mee in uw planning en budget dat u nog tekortkomingen en afwijkingen uit de weg moet ruimen.

Lees ook: Blog: afwijkingen in audits begrijpen, oplossen en voorkomen.

Pak vooraf alle zaken aan die het certificatietraject in de weg kunnen staan

Natuurlijk voorkomt u het liefst dat zaken onbedoeld uw planning en budget in de war schoppen.  Maar hoe bent u scherp op alle zaken die het traject kunnen afremmen of zelfs - in het slechtste geval - volledig tot een halt roepen? In de gids voor het succes van de KAM-coördinator worden al deze zaken gebundeld. Een aantal vakkundige professionals beschrijven de valkuilen, delen de slimme opstekers en nemen u mee in de te nemen stappen om uw doelen te bereiken.

Download de gids voor het succes van de KAM-coördinator hier.

Onderwerpen:

Kennis van KAM Alle onderwerpen Certificeren